BIBB:
Projekt-Management für E-Akte


[7.3.2018] Bei der Einführung der E-Akte setzt das Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) auf gute Vorbereitung mit Prozesserhebungen. Wichtig war der Bundesbehörde zudem, die Mitarbeiter von Anfang an im Boot zu haben.

BIBB: Vorhandenes Wissen kann unter Zuhilfenahme der PICTURE-Bausteinkarten schnell und unkompliziert erhoben werden. Vom Rollenwandel etablierter Berufsgruppen bis zum Hinterfragen etablierter Arbeitsweisen zieht sich die Digitalisierung durch den öffentlichen Sektor. Mit dem Programm „Digitale Verwaltung 2020“ und den neuen E-Government-Gesetzen hat die Bundesregierung die Rahmenbedingungen für die Verwaltung der Zukunft geschaffen. Nun sind alle Bundesbehörden bis zum Jahr 2020 angehalten, die vollständige elektronische Aktenführung einzuführen.

Umsetzungsprobleme trotz erkennbarer Vorteile

Was heißt das für die betroffenen Behörden? Grundsätzlich geht es bei elektronischen Akten darum, unterschiedliche Informationsobjekte so zu verknüpfen, dass der Anwender eine allumfassende Sicht auf die relevanten Informationen und somit auf den kompletten Verwaltungsvorgang erhält. Dabei werden gleich mehrere Ziele verfolgt: Zeit- und Platzersparnis, Verbesserung der Kommunikation mit und innerhalb der Verwaltung, schnellere Durchlaufzeiten und eine höhere Servicequalität der Verwaltungsdienste. Trotz der vielen Vorteile gibt es in der Praxis häufig Probleme im Zusammenhang mit der Implementierung der E-Akte. So kostet die Einführung Zeit und Geld und bedarf außerdem ausreichender Personalressourcen. Da sich die Digitalisierung der Akten auf die gewohnte Arbeitsweise der Mitarbeiter auswirkt, ist der Blick auf digitale Akten vielfach von Ahnungen geprägt und löst eine zumeist unbegründete Angst in den Köpfen von Führungskräften und Mitarbeitern aus. Und oft herrscht Verunsicherung darüber, was bei der Einführung von E-Akten im Detail zu beachten ist.

Digitale Transformation im BIBB

Mit diesen Herausforderungen sah sich auch das Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) konfrontiert, das wie alle anderen Bundesbehörden dazu angehalten ist, auf eine digitale Arbeitsweise umzusteigen. Am Anfang stand neben der gesetzlichen Verpflichtung primär die Frage nach den Leitlinien des Instituts im Vordergrund. Schließlich soll auch intern das verkörpert werden, was nach außen vermittelt wird.
Das BIBB ist seit mehr als 40 Jahren als Einrichtung des Bundes für die Politik, die Wissenschaft und die Praxis beruflicher Bildung tätig. Es ist das anerkannte Kompetenzzentrum zur Erforschung und Weiterentwicklung der beruflichen Aus- und Weiterbildung in Deutschland. Das Institut identifiziert Zukunftsaufgaben der Berufsbildung, fördert Innovationen in der nationalen wie internationalen Berufsbildung und entwickelt neue, praxisorientierte Lösungsvorschläge für die berufliche Aus- und Weiterbildung. Mit seinen Arbeiten trägt das BIBB dazu bei, Chancen und Herausforderungen der Digitalisierung für die Berufsbildung zu identifizieren und den Standort Deutschland wettbewerbsfähig zu halten. Aufgrund dieses Arbeitsauftrags ist eine digitale Transformation für das BIBB wichtig. Gleichsam fehlte anfangs noch die Zielvorstellung, wo es hingehen und wie man das Mammutprojekt angehen sollte.

Gemeinsames Grundverständnis schaffen

Wichtig war den Verantwortlichen in dem Veränderungsprozess von Beginn an alle Mitarbeiter ins Boot zu holen. Daher entschied sich das BIBB 2014 zunächst für eine Vorstudie, die zweierlei Funktion hatte: potenzielle Bedenken der Beschäftigten bezüglich der Einführung der E-Akte zu identifizieren und alle Mitarbeiter auf den gleichen Informationsstand zu bringen. Daneben wurden mithilfe der Ist-Analyse bereits laufende E-Akte-relevante Prozesse identifiziert. Die Analyse brachte mehrere Erkenntnisse. So zeigten die Mitarbeiter einerseits eine hohe Motivation, das Projekt gemeinsam anzugehen. Gleichzeitig wurde an einigen Stellen deutlich, dass zunächst ein gemeinsames Grundverständnis geschaffen werden muss, was digitale Aktenführung überhaupt bedeutet. Im Rahmen der Ist-Analyse wurde zudem deutlich, welche Prozesse und Fachverfahren vor der Einführung der E-Akte optimiert werden sollten, um Schnittstellen zu schaffen. Darüber hinaus zeigte sich, dass eine Qualifizierung der Mitarbeiter erforderlich sein würde.
In der Praxis gibt es unterschiedliche Vorgehensmodelle, um die E-Akte einzuführen, die jeweils Vor- und Nachteile haben. Ob der prozessorientierte Ansatz, der an Organisationseinheiten orientierte oder der verwaltungsübergreifende Ansatz den größten Erfolg verspricht, hängt von der konkreten Situation vor Ort ab und sollte sorgfältig geprüft werden. In einem Workshop definierte das BIBB mit welchem Ziel, in welcher Weise und mit welchen Ressourcen das Projekt umgesetzt werden soll.

Prozessoptimierung und Modellierungsworkshops

Das BIBB verfolgt das Ziel, die E-Akte verwaltungsübergreifend einzuführen. Daher war schnell klar, dass sich eine erfolgreiche Implementierung der E-Akte und die dazu benötigten Prozesserhebungen über Jahre hinziehen werden und dass eine detaillierte Planung und ein professionelles Projekt-Management notwendig sind. Um das Projekt möglichst reibungslos umzusetzen, holte sich das Bundesinstitut über einen Rahmenvertrag Unterstützung von den Prozessexperten des Unternehmens Picture. Unter dem Stichwort Prozessoptimierung werden aktuell Prozesse mit der PICTURE-Methode erhoben. In einem zweiten Schritt werden die optimiert, die für die geplante E-Akte-Einführung anzupassen sind.
Die PICTURE-Methode wurde speziell für die Erfassung und Beschreibung von Prozessen in öffentlichen Verwaltungen entwickelt. Die einheitliche und einfache Beschreibung der Verwaltungsprozesse durch 24 visuelle PICTURE-Bausteine ermöglicht es den Mitarbeitern im BIBB, schnell und ohne großen Schulungsaufwand in die Modellierung aktiv eingebunden zu werden. Vorhandenes Wissen kann so in Form von Modellierungsworkshops unter Zuhilfenahme der PICTURE-Bausteinkarten schnell und unkompliziert erhoben werden. Dadurch gelingt es, die Prozesse zu verbessern und das Arbeitsleben der Beschäftigten schon jetzt einfacher und erfolgreicher zu gestalten.

Übertragung auf weitere Projekte

Um alle Mitarbeiter ins zu Boot holen, wurden neben den Schulungsmaßnahmen auch Informationsveranstaltungen rund um das Projekt angeboten.
Das Projekt „Einführung E-Akte“ läuft noch bis 2020 und das Institut befindet sich bereits auf einem sehr guten Weg. Die Verantwortlichen sind überzeugt, dass die prozessorientierte Einführung der E-Akte zur gewünschten Mitarbeiterentlastung führen wird. Es zahle sich zudem aus, dass die Beschäftigten von Beginn an aktiv in das Projekt einbezogen wurden. Denn somit konnten nicht nur auftretende Bedenken frühzeitig abgebaut, sondern auch wichtige Impulse und Informationen für die Umsetzung des Projekts direkt aufgegriffen werden.
Das Know-how zur Vorbereitung und Implementierung der E-Akte, das sich das BIBB im Laufe des Projekts bereits angeeignet hat, soll in Zukunft auf weitere Projekte im Institut übertragen werden. Daneben existiert seit 2016 mit dem Bonner Behördenforum eGovernment und der Bereitstellung von Daten und Dokumenten in einem Workspace eine Austauschplattform, in deren Rahmen auch andere Bundeseinrichtungen von den Erfahrungen des BIBB profitieren können.

Michael-Georg Ruttorf ist im Koordinierungsbüro eGovernment des Bundesinstituts für Berufsbildung (BIBB) tätig; Detlef Bäumer ist Kundenberater bei der PICTURE GmbH

www.bibb.de
www.picture-gmbh.de

Stichwörter: Dokumenten-Management, Picture, Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB), E-Akte, Projekt-Management, Change Management

Bildquelle: PICTURE GmbH

Druckversion    PDF     Link mailen


Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich Dokumenten-Management
Zukunftskongress: Ceyoniq präsentiert Webclient
[13.6.2018] Ceyoniq Technology präsentiert als Silberpartner des sechsten Zukunftskongresses Staat & Verwaltung unter anderem den neuen Webclient der E-Akte-Lösung nscale eGov. mehr...
d.velop: Einladung zum ECM-Fachkongress
[31.5.2018] Seinen Fachkongress für Enterprise Content Management veranstaltet das Unternehmen d.velop in diesem Jahr parallel zur CEBIT im Convention Center der Messe. mehr...
Auf dem d.velop forum werden aktuelle Trends rund um das Thema ECM besprochen.
HVBG: Ämterübergreifende DMS-Einführung
[15.5.2018] Die Aktenführung der Hessischen Verwaltung für Bodenmanagement und Geoinformation (HVBG) erfolgt künftig elektronisch: Bis zum Jahr 2020 führt die Landesbehörde sukzessive ein Dokumenten-Management-System (DMS) ein. mehr...
Administrationsteam im HLBG treibt DMS-Einführung der Hessischen Verwaltung für Bodenmanagement und Geoinformation (HVBG) voran.
Baden-Württemberg: Mobile Umweltverfahren
[11.4.2018] Im Rahmen eines dreistufigen Projekts wird die Software Cadenza Mobile bei der baden-württembergischen Umweltverwaltung flächendeckend in die Fachverfahren integriert und funktional erweitert. mehr...
Mecklenburg-Vorpommern: Papierlose Kommunikation
[5.4.2018] Über ein Mitarbeiterportal soll künftig die Kommunikation zwischen dem Landesamt für Finanzen und den Beschäftigten Mecklenburg-Vorpommerns stattfinden. Digitale Dokumente ersetzen dabei den papierbasierten Informationsaustausch. mehr...
Suchen...
Ausgewählte Anbieter aus dem Bereich Dokumenten-Management:
Branchenindex PlusCeyoniq Technology GmbH
33613 Bielefeld
Ceyoniq Technology GmbH
Aktuelle Meldungen