HVBG:
Ämterübergreifende DMS-Einführung

[15.5.2018] Die Aktenführung der Hessischen Verwaltung für Bodenmanagement und Geoinformation (HVBG) erfolgt künftig elektronisch: Bis zum Jahr 2020 führt die Landesbehörde sukzessive ein Dokumenten-Management-System (DMS) ein.

In der Hessischen Verwaltung für Bodenmanagement und Geoinformation (HVBG) gehören Berge von Papierakten bald der Vergangenheit an: Die Landesbehörde führt eigenen Angaben zufolge bis Ende 2020 sukzessive ein Dokumenten-Management-System (DMS) ein. Somit wird für die Beschäftigten eine zentrale digitale Ablage für Akten, Vorgänge und Dokumente gebildet. Als DMS kommt das Verfahren „Hessische elektronische Dokumentenverwaltung“ (HeDok) zum Einsatz, das auf dem Produkt DOMEA der Firma OpenText basiert. Das ämterübergreifende Projekt, mit dem eine verwaltungs- und gesetzeskonforme Aktenablage realisiert wird, wurde 2016 gestartet. Die Projektgruppe besteht aus insgesamt elf Beschäftigten der HVBG.
Wie die Behörde mitteilt, wird durch das Dokumenten-Management-System das Verwaltungshandeln nachvollziehbar und transparent. E-Mails, Dokumente und schriftliche Notizen könnten zusammengeführt werden. Das System sei ständig und ortsunabhängig, also auch im Home Office, verfügbar. Auf diese Weise würden Redundanzen von Dokumenten vermieden. Ein weiterer Vorteil sei der gemeinsame Zugriff auf einen Datenbestand. Durch die elektronische Vorgangsbearbeitung könnten nicht zuletzt Prozesse automatisiert und beschleunigt werden.
Nachdem das DMS im vergangenen Jahr im Hessischen Landesamt für Bodenmanagement und Geoinformation (HLBG) implementiert worden sei, erfolgt ab 2018 die etappenweise Einführung in den sieben Ämtern für Bodenmanagement (ÄfB) des Landes Hessen. Wie die HVBG mitteilt, sind bis zum 30. April 2018 allein im HLBG über 32.000 Dokumente, mehr als 7.000 Vorgänge und fast 1.000 Akten eingepflegt worden. Das AfB Heppenheim habe in seiner dreimonatigen Nutzungszeit fast 400 Akten, etwa 1.000 Vorgänge und an die 7.000 Dokumente im DMS erzeugt. (ba)

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Stichwörter: Dokumenten-Management, Hessen, Hessische Verwaltung für Bodenmanagement und Geoinformation (HVBG), E-Akte

Bildquelle: HVBG