Schleswig-Holstein:
Personalakten sind digitalisiert


[18.6.2018] In Schleswig-Holstein ist die Digitalisierung der Personalakten des Landespersonals abgeschlossen. Die Einführung eines elektronischen Personal-Managements soll diesen Kulturwandel in der Verwaltung fortsetzen.

Schleswig-Holstein hat als erstes Bundesland auf die ausschließlich elektronische Personalaktenführung umgestellt. Das teilt jetzt das Ministerium für Energiewende, Landwirtschaft, Umwelt, Natur und Digitalisierung mit. Demnach seien die Personalakten von rund 60.000 Beschäftigten im Landesdienst mithilfe des Programms zur Überführung von papierbasierten in elektronische Personalakten durch Digitalisierung (DigiPA) digitalisiert worden. Begonnen habe die Digitalisierung der Akten im Juni 2015 mit den mehr als 32.000 Personalakten der Lehrkräfte. Mehr als 1,5 Aktenkilometer waren dort laut Ministerium zu erfassen, zu verpacken und abzuholen. Insgesamt zwölf Millionen Blatt Papier seien digitalisiert worden, woraus mehr als sieben Millionen Dateien entstanden seien. Zudem seien mehr als 1.000 Nutzer für DigiPA geschult worden. Seit der Umstellung wurde laut Ministeriumsangaben bereits über eine halbe Million Dokumente durch die jeweiligen Personalstellen gescannt und zu den elektronischen Personalakten hinzugefügt.

Kooperationen und externe Dienstleister

Das Digitalisierungsministerium arbeitet für DigiPA laut eigenen Angaben eng mit den 108 personalaktenführenden Stellen wie beispielsweise Ministerien und Landesbehörden zusammen. DigiPA sei außerdem von Beginn an eng von den jeweiligen Vertretungen von Personalinteressen, von den Spitzenorganisationen der Gewerkschaften und vom Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz (ULD) begleitet worden.
„Eine wichtige Voraussetzung für die Umsetzung war und ist, dass das landeseigene Personal durch die Arbeiten zur Digitalisierung der Personalakten und der anschließend erforderlichen Qualitätssicherung so wenig wie möglich Zusatzarbeit haben soll“, sagt Digitalisierungsstaatssekretär Tobias Goldschmidt. „Daher haben wir umfangreich externe Dienstleistung in Anspruch genommen.“
Wie das Ministerium mitteilt, wurde mit Dataport als zentralem Auftragnehmer ein Vertrag abgeschlossen. Der IT-Dienstleister setze seinerseits für Teile der Konzeption und des Projekt-Managements, für das Erfassen und Verpacken der Personalakten, für deren Transport zum Scan-Dienstleister sowie für den eigentlichen Scan-Vorgang die Unternehmen Computacenter und Rhenus ein. Damit die besonders schützenswerten Daten und Inhalte der Personalakten gesichert sind, habe Rhenus zunächst entsprechende Räumlichkeiten geschaffen. Diese liegen in einem besonders geschützten Bereich, der exklusiv für die Digitalisierung der Akten des Landes Schleswig-Holstein genutzt wird und dürfen nur von dort zugelassenen Personen betreten werden.

Elektronisches Personal-Management

„Die Umstellung auf die elektronische Personalaktenführung bedeutet einen erheblichen Kulturwandel“, sagt Staatssekretär Goldschmidt. „Dieser wird mit der Einführung des vollständig elektronischen Personal-Managements konsequent fortgesetzt werden. Ich möchte daher den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in den mehr als 100 Personalstellen des Landes meine Anerkennung aussprechen: Sie gehen mit uns voran auf dem Weg der Digitalisierung. Nur gemeinsam mit ihnen können wir die damit verbundenen Herausforderungen meistern.“ (ve)

www.schleswig-holstein.de

Stichwörter: Personalwesen, Dataport, Computacenter, Schleswig-Holstein, E-Akte



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