Brandenburg:
Scan-System ergänzt E-Akte


[27.8.2018] Wollen Behörden mit großem Posteingangsvolumen ihre Daten und Prozesse digitalisieren, sind leistungsfähige Scan-Systeme entscheidend. Im Landesumweltministerium Brandenburg wird die bestehende E-Akte-Lösung daher mit einer regelbasierten Software zur automatisierten Datenerfassung kombiniert.

Schreibtische im Brandenburger Umweltministerium werden von Aktenstapeln befreit. Regale voller Aktenordner gehören in den Büros von Behörden wie selbstverständlich dazu. Im Zuge der Digitalisierung werden sie künftig jedoch immer weniger das Bild prägen. Zwar bleibt die Zusammenfassung von Daten zu Vorgängen eine wichtige Arbeitsgrundlage, umgesetzt wird sie aber immer häufiger in digitaler Form. Über zeitgemäße E-Akte-Systeme haben dann alle zuständigen Mitarbeiter ortsunabhängig Zugriff auf die benötigten Informationen. Voraussetzung dafür ist die Digitalisierung der Daten. In Einrichtungen, die täglich sehr viele Anträge, Anfragen oder Eingaben in Form von Briefen erhalten, steht und fällt die Digitalisierung mit einem leistungsfähigen Scan-System.
Diese Erfahrung machte auch das Ministerium für Ländliche Entwicklung, Umwelt und Landwirtschaft des Landes Brandenburg (MLUL). Bereits seit einigen Jahren war dort eine selbst erstellte Lösung im Einsatz. Deren Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit genügten den wachsenden Ansprüchen jedoch bald nicht mehr. Kritisch wurde es, als die Migration des bestehenden E-Akte-Systems auf eine neue Version einschließlich des Wechsels von Server-Hardware und Software-Basiskomponenten anstand – die bestehende Scan-Lösung wäre dann gar nicht mehr lauffähig gewesen.

Regelbasiertes System im Einsatz

Die Kriterien für die anzuschaffende neue Lösung waren klar definiert: Gefragt war eine unkompliziert zu bedienende Stapel-Scan-Verarbeitung mit sofortiger Prüfung, die eine einfache Fehlerbehandlung und Nachbehandlung von Metadaten einschloss. Die Lösung sollte zudem einfach und auf einem zentralen Server zu installieren sein sowie hohe Zuverlässigkeit bei geringem Pflege- und Wartungsaufwand bieten. Darüber hinaus sollten die Kosten für Anschaffung, Pflege und Wartung im Rahmen liegen.
Auf Grundlage dieser Leistungskriterien entschied sich die Behörde schließlich für die Software image2data des Unternehmens norpa. Die Lösung zeichnet sich neben ihrer einfachen Bedienbarkeit auch durch schnelle Umsetzbarkeit aus. „Wir setzen auf ein regelbasiertes System“, sagt norpa-Geschäftsleiter Christian Emmrich.
Software, die mit so genannten Erkennungsbereichen arbeite, sei aufgrund der individuell unterschiedlichen Behörden-, Firmen- und Bürgerschreiben eher ungeeignet, und für den Einsatz künstlicher Intelligenz „benötigt man neben sehr großen Datenmengen auch typischerweise mehrere Monate Zeit, um das System entsprechend zu trainieren und immer weiter anzupassen. Wir erfragen deshalb bei unseren Kunden zunächst genau, welche Informationen benötigt werden und erarbeiten dann ein speziell auf die Bedürfnisse des Anwenders zugeschnittenes Regelwerk“, so Emmrich weiter.

Innerhalb kurzer Zeit implementiert

Beim Brandenburger Umweltministerium wurden im Rahmen eines Kick-off-Workshops zunächst alle Anforderungen aufgenommen, anschließend erstellte norpa das entsprechende Regelwerk. Darin ist zum Beispiel erfasst, welche der benötigten Informationen an welcher Stelle im Dokumentenfluss zu finden sind. Nach dem Test und der Abnahme der Anwendung durch den Kunden konnte sofort die Installation erfolgen.
Eine besondere Herausforderung im Projekt mit dem MLUL bestand darin, die Produktivsetzung von image2data einschließlich eines Hardware-Tauschs an den Scan-AP zeitgleich zur Versionsmigration der E-Akte durchzuführen. Dies gelang – auch dank kurzer Reaktionszeiten und einem intensiven Austausch zwischen Behörde und Software-Anbieter. Die eigentliche Implementierung durch norpa erfolgte innerhalb von 14 Tagen, sodass anschließend noch ausreichend Zeit für Funktionstests und Anpassungen zur Verfügung stand.
Zum Leistungsumfang der Lösung gehören zahlreiche Multifunktionsscanner sowie die Verarbeitungssoftware an den Arbeitsplätzen in den Poststellen. Neben den Standard-Modulen kommen der PDF-Export und die OCR-Erkennung zum Einsatz. An den PC-Arbeitsplätzen werden jeweils die Toolbar, das Control Modul und die Scan-Steuerung genutzt. Inzwischen wird die Software bereits an fast 30 Scan-Arbeitsplätzen an verschiedenen Standorten des Ministeriums eingesetzt.

Einfache Bedienung

Die Anwender schätzen an der neuen Lösung insbesondere die Einbindung der Multifunktionsgeräte. Die Bedienung ist einfach: Nachdem jedes Schriftstück mit einem Barcode-Aufkleber versehen wurde, müssen die Dokumente lediglich korrekt aufgelegt werden. In gut 90 Prozent der Fälle läuft die Datenübernahme dann automatisch. Dabei werden Dokumente im XML-Format erzeugt und an das Dokumenten-Management-System übergeben. Nur in wenigen Fällen, wenn etwa Absenderdaten nicht im üblichen Format aufgeführt sind, werden die Informationen kurz manuell nachbearbeitet. Damit kann auch das inzwischen noch weiter angewachsene Posteingangsaufkommen gut bewältigt werden.
Nach der erfolgreichen Einführung und Nutzung wird im Brandenburger Umweltministerium derzeit ein zweiter Scan-Server als Back-up eingebunden. Zudem denkt man im MLUL bereits über weitere Projekte nach, so etwa eine Zertifizierung nach der Richtlinie TR-Resiscan.

Nicola Hauptmann ist Mitarbeiterin von Wordfinder PR.

www.norpa.de
mlul.brandenburg.de

Stichwörter: Dokumenten-Management, E-Akte, norpa, Brandenburg

Bildquelle: rdnzl – Fotolia.com

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