E-Akte Bund:
Abnahme des Gesamtsystems


[6.12.2018] Die E-Akte Bund hat das Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) nun offiziell in sein Produktportfolio aufgenommen. Best Practices sollen die Bundesbehörden bei der Einführung der digitalen Akte unterstützen.

Das Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) hat jetzt den zentralen Basisdienst zur elektronischen Aktenführung, die E-Akte Bund, offiziell in sein Produktportfolio aufgenommen. Wie der Beauftragte der Bundesregierung für Informationstechnik mitteilt, ist parallel die Pilotierung im Bundesamt für Justiz (BfJ), dem Masterpiloten, gestartet. „Die erfolgreiche Abnahme der E-Akte Bund markiert einen Meilenstein bei der Umsetzung des E-Government-Gesetzes und bringt zugleich die Digitalisierung der Bundesverwaltung ein gutes Stück voran“, sagt Markus Reisener aus der zuständigen Arbeitsgruppe im Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat. Arndt Fabrice, Projektleiter des ITZBund, ergänzt: „Die umfangreichen Abnahmetests haben gezeigt, dass sowohl die passgenaue Software-Lösung als auch der flexibel und schnell agierende Hersteller Fabasoft Deutschland zu Recht als Gewinner aus der Ausschreibung hervorgegangen ist.“
Wie der Pressemeldung auf der Website des Bundes-CIO zu entnehmen ist, soll die E-Akte Bund die effiziente und transparente Verwaltungsarbeit in den Bundesbehörden unterstützen. Digitale Akten sind schneller auffindbar, können an verschiedenen Orten von mehreren Beschäftigten gleichzeitig genutzt oder mithilfe einer Workflow-Management-Komponente durch die Organisation geleitet werden. Die standortübergreifende Kooperation zwischen verschiedenen Behörden werde ebenfalls verbessert. Nicht zuletzt beschleunige die E-Akte viele ressortübergreifende Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse und stelle diese Funktionen auch für die Umsetzung von Verwaltungsdienstleistungen im Sinne des Onlinezugangsgesetzes (OZG) bereit.

Vorgehensmodell und Integrationsmuster

Im engen Austausch mit den Stakeholdern aller beteiligten Bundesbehörden hat das ITZBund Feinprojektierung und Spezifikation der E-Akte vorangetrieben, heißt es in der Meldung weiter. Das Bundesverwaltungsamt habe parallel ein methodisch fundiertes Vorgehensmodell für die Einführung der E-Akte erarbeitet. Dazu zählen unter anderem Checklisten, Best Practices sowie eine Gliederung aller notwendigen Einführungsaktivitäten in Aufgabenpakete, die jeder einführenden Behörde Aufschluss über die wechselseitigen Abhängigkeiten aller Projektschritte geben soll. Nach Abschluss der Feinprojektierung habe das ITZBund unterschiedliche Testplattformen aufgebaut. Auf diesen habe es den Leistungs- und Funktionsumfang der digitalen Akte in einer realistischen Systemumgebung geprüft. Zudem seien Integrationsmuster erarbeitet worden, die als Blaupause für die Anbindung bestehender Verwaltungsanwendungen und Fachverfahren verwendet werden können. Offene Schnittstellen der E-Akte erleichtern künftig außerdem die Verzahnung mit zentral bereitgestellten Anwendungen. Das betreffe beispielsweise das Zusammenspiel mit der Maßnahme E-Rechnung und mit dem Formular-Management-System des Bundes. Wie der Bundes-CIO weiter berichtet, wurden die genannten Aktivitäten von einer kontinuierlichen Erfassung, Systematisierung und Aufbereitung der fachlichen, organisatorischen methodischen Erkenntnisse flankiert, um nachfolgende Behörden ab 2019 verstärkt mit entsprechenden Best Practices bestmöglich unterstützen zu können. (ve)

www.cio.bund.de

Stichwörter: Dokumenten-Management, Fabasoft, E-Akte Bund, ITZBund, OZG, Bundesverwaltungsamt



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