Berlin:
Einführung der E-Akte verzögert sich


[4.5.2020] Die Einführung der E-Akte in Berlin war ursprünglich bis Januar 2023 geplant. Aufgrund eines Beschlusses der Vergabekammer wurde das Vergabefahren nun jedoch zurückgesetzt.

Die Berliner Senatsverwaltung für Inneres und Sport folgt dem Beschluss der Vergabekammer zur Einführung der E-Akte (wir berichteten). Dieser besagt, dass das Vergabeverfahren in das Anfangsstadium vor Aufforderung zur Abgabe der Erstangebote zurückversetzt und die darauffolgenden Verfahrensschritte wiederholt werden. Sabine Smentek, Staatssekretärin für Informations- und Kommunikationstechnik, sagte zu der Entscheidung: „Wir setzen jetzt das Verfahren fort, so wie es die Vergabekammer vorgeschlagen hat. Durch das Nachprüfungsverfahren des unterlegenen Bieters wird sich der Abschluss des Vergabeverfahrens verschieben. Da wir auch im weiteren Verlauf des Vergabefahrens mit Klagen der unterlegenen Bieter rechnen müssen, gehe ich von einer flächendeckenden Einführung der E-Akte im Land Berlin zum 1. Januar 2025 aus. Durch das Nachprüfungsverfahren und die Rücksetzung des Verfahrens haben wir bereits ein Jahr verloren.“ Auch wenn sich die Einführung der Technik für die elektronische Aktenführung nun verzögert, liefen die Vorbereitungen in den Behörden weiter auf Hochtouren, berichtete Smentek.

Fehlende Erläuterungen

Wie die Berliner Senatsverwaltung meldet, hatte die Vergabekammer in ihrem Nachprüfungsverfahren einen so genannten Erläuterungstext für die Bewertungskriterien bemängelt, den die Vergabestelle für die Bewerter der Angebote erarbeitet hatte. Anhand dieses Textes hätten die Bewertungskriterien der Vergabe erläutert werden sollen. Dieser Erläuterungstext sei als interne Handreichung für die Bewertung gedacht und hätte nach Auffassung der Vergabekammer allen Bietern zur Verfügung stehen müssen. Die Bieter hätten zwar Kenntnis von den Bewertungskriterien, nicht aber von den weiterführenden Erläuterungen gehabt.
Das Vergabeverfahren zur Beschaffung der E-Akte-Software inklusive Dienstleistungen startete nach Angaben der Berliner Senatsverwaltung im vierten Quartal 2018. Die Innenverwaltung hätte über eine europaweite Ausschreibung einen technischen Partner für die Umsetzung der digitalen Akte in Berlin gesucht. Das Vergabeverfahren sei dann im September 2019 abgeschlossen worden. Ein unterlegener Bieter soll im Anschluss ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer initiiert haben. Dies sei bei Verfahren in der finanziellen Größenordnung eines dreistelligen Millionenbetrags nicht ungewöhnlich. (co)

https://www.berlin.de/sen/inneres

Stichwörter: Dokumenten-Management, Berlin, E-Akte, Sabine Smentek



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