Nordrhein-Westfalen:
E-Akten für Unis

[6.3.2023] Zur Einführung der E-Akte an den Hochschulen in Nordrhein-Westfalen hat das Kompetenzzentrum E-Akte.nrw Masterakten konzipiert, die es den Hochschulen zur Verfügung stellt. Als Plattform dient die Software d.velop documents.

In Nordrhein-Westfalen konzipiert das Kompetenzzentrum E-Akte.nrw (eAkteCC.NRW) mit der Konsortialführung an der Universität Bielefeld E-Master-Akten auf Basis der Lösung d.velop documents und stellt sie über 40 Hochschulen des Landes zur Verfügung. Wie das Unternehmen d.velop mitteilt, werden so die Rahmenbedingungen für die Digitalisierung geschaffen und die Hochschulen des Landes bei der Umsetzung der digitalen Aktenführung unterstützt. Das eAkteCC.NRW ist ein Projekt der im Jahr 2020 gegründeten Digitalen Hochschule NRW (DH.NRW).
„Den Anstoß zur Gründung des Kompetenzzentrums gaben alle Kanzlerinnen und Kanzler der Hochschulen NRW gemeinsam“, erklärt Doreen Schwarz, Leiterin des Kompetenzzentrums. Laut d.velop ging der Gründung ein umfassendes Vorprojekt zu Digitalisierungsvorhaben voraus. Das Kompetenzzentrum soll Fragen zum gemeinsamen Betrieb und einer mandantenfähigen Dokumenten-Management-Infrastruktur für alle administrativen Hochschulprozesse klären.
Ein elektronisches Dokumenten-Management-System (DMS) benötige man, um auf diesem elektronische Aktenlösungen aufzubauen. Im Vorprojekt sei vereinbart worden, dafür eine möglichst homogene technische Basis zu verwenden. Die Ausschreibung obliege aus vergaberechtlichen Gründen jeder Hochschule selbst. Flächendeckend durchgesetzt habe sich dann die Lösung von d.velop, nicht zuletzt, weil bereits ein Großteil der Hochschulen des Landes, darunter Bielefeld und Münster, mit dem System gute Erfahrungen gemacht hätten.
Dem Thema E-Akte nähere sich das Kompetenzzentrum mit der E-Studierenden-Akte, der E-Drittmittelakte und der E-Personalakte. Doreen Schwarz: „Damit ist im administrativen Bereich der Hochschulen schon ein großer Teil adressiert. Für die übergeordnete Aktenstruktur im Dokumenten-Management-System greifen wir auf die Prozesslandkarte der Koordinierungsinstanz Digitale Unterstützungsprozesse (KDU) zurück und haben einen Ansatz für einen prozessorientierten Aktenplan, den wir für NRW zur Verfügung stellen.“

Wissenstransfer zwischen den Hochschulen

Angaben von d.velop zufolge werden derzeit so genannte E-Master-Akten entworfen, jeweils als eigenständige Projekte. Dabei entstehe eine gemeinsame Aktenstruktur, inklusive eines Bündels kompetenzbasierter Rollenbeschreibungen sowie Metadaten-Sets. Dies geschehe in enger Zusammenarbeit zwischen Kompetenzzentrum und den Hochschulen, welche die Projekte umsetzen. Einige von ihnen hätten bereits Know-how bei der Aktenbildung und -führung aufgebaut und teilten es über das Kompetenzzentrum. Dieses biete regelmäßige Workshops zum Austausch von Good-Practice-Ansätzen, die auch als Video zur Verfügung gestellt werden. So habe es Formate zur Authentifizierung und zur Herangehensweise beim Aktenplan gegeben. Aktuell geplant seien Veranstaltungen zur Implementierung der E-Studierendenakte.
Die entwickelten Komponenten stelle das Kompetenzzentrum dann als Golden Master den Hochschulen des Landes zur Verfügung. Auch eine Prozessunterstützung für die Hochschulen über Workflows werde damit ermöglicht.

Ergänzung der DMS

Die in den Hochschulen bereits eingesetzten Campus-Management-Systeme (HIS, HISinOne) sowie ERP-Systeme (wie etwa SAP und Mach) würden künftig durch die Dokumenten-Management-Infrastruktur ergänzt. Dabei müsse sich jede Hochschule die Frage stellen, welche Aufgabe mit welchem System erledigt werde. So werden DMS derzeit zur Gestaltung und Abbildung von Workflows herangezogen. Wichtig sei dem Kompetenzzentrum aber auch, dass Funktionalitäten, die im Fachverfahren umgesetzt und getestet sind, nicht noch einmal im DMS nachgebaut werden. Vielmehr gehe es um die Unterstützung der bisherigen Vorgangsbearbeitung durch automatisierte Prozesse und E-Akten.

Start in den Echtbetrieb

Betrieben werden solle die DMS-Lösung in den Rechenzentren der Universitäten Duisburg-Essen und Köln. Dort würden Strukturen für Hochschulinstanzen aufgebaut, auf welche Hochschulen, die selbst kein DMS hosten wollen, zugreifen können. Hochschulen, die bereits ein DMS im Einsatz haben, könnten sich darüber hinaus E-Master-Akten-Lösungen herunterladen.
Dieses Jahr sollen die ersten Hochschulinstanzen in den Echtbetrieb starten. Zum Jahresbeginn werde das Kompetenzzentrum die erste E-Master-Lösung, die E-Studierendenakte für NRW ausrollen.
Doreen Schwarz: „Wir stehen auch in Verbindung mit anderen Landesnetzwerken, die sich mit digitaler Aktenführung beschäftigen und lassen deren Erfahrungen in unsere Serviceangebote einfließen.“ Die anderen Netzwerke können wiederum von den Erfahrungen in Nordrhein-Westfalen profitieren. Denn einen derartigen Ansatz, eine E-Master-Aktenlösung zu entwickeln, den DMS-Betrieb zur Verfügung zu stellen und die Hochschulen zur prozessorientierten Aktenführung zu beraten, gibt es in anderen Bundesländern nicht in vergleichbarer Weise.

Frank Zscheile ist IT-Journalist in München.

https://e-akte.dh.nrw
https://www.d-velop.de

Stichwörter: Dokumenten-Management, d.velop, E-Master-Akten, eAkteCC.NRW, Hochschule

Bildquelle: Michael Schrenk