Beta Systems Gruppe10 Jahre LDMS-Archiv bei der Minijob-Zentrale

2,1 Millionen Unternehmen beschäftigen in Deutschland gut sieben Millionen geringfügig Beschäftigte, der Großteil davon gewerblich, aber auch 250.000 Angestellte in Privathaushalten gehören dazu. Alle ein- und ausgehenden Dokumente zu diesen Beschäftigungsverhältnissen muss die Minijob-Zentrale erfassen und für die papierlose Bearbeitung dem zuständigen Sachbearbeiter weiterleiten. 2,1 Millionen Arbeitgeber, das sind auch 2,1 Millionen elektronische Akten, die LDMS jedem Mitarbeiter für seine Aufgaben erforderlichen Informationen schnell bereitstellt.

Nachweise entsprechend ihrer Zuständigkeit sofort beim richtigen Sachbearbeiter

Die Eingangspost gelangt in den elektronischen Posteingangskorb des jeweils zuständigen Sachbearbeiters. Die Minijob-Zentrale ist verteilt auf verschiedene KBS-Standorte in Essen, Gelsenkirchen, Cottbus und Hamburg. Mit dem LDMS-Client lassen sich die Aufgaben ideal verteilen. Bei rein papierbasierter Arbeit, wie früher in der Rentenversicherung, mussten Akten oft per LKW von einem zum anderen Standort transportiert werden, wenn sich Zuständigkeiten änderten. „Wir können dadurch die Arbeit heute viel schneller zu den Menschen bringen“, sagt Dr. Erik Thomsen, Leiter der Minijob-Zentrale.
Über Schnittstellen ist LDMS an das eingesetzte SAP-System angebunden. Die KBS nutzt das SAP-Modul Oscare für Beitragseinzug, Verbuchung und Kontenführung. Für die Sachbearbeiter ist das Versicherungsbeitragsportal das führende System, in dem die Zuständigkeiten der einzelnen Mitarbeiter festgelegt sind. Durch die Integration mit LDMS ist sichergestellt, dass jeder Sachbearbeiter genau die Eingangspost erhält, die in seinen Zuständigkeitsbereich fällt, also von den Unternehmen stammt, deren Konten er in SAP Oscare betreut.
Eintreffende Beitragsnachweise werden in die Arbeitgeberakte in LDMS aufgenommen, gleichzeitig wird in Oscare eine Sollstellung für den Arbeitgeber gebildet. Über das SAP-Modul kontrolliert der Sachbearbeiter, ob die Beiträge zur Fälligkeit gezahlt wurden – falls nicht, wird aus SAP automatisch ein Mahnschreiben generiert, verschickt und parallel in LDMS archiviert.

Paralleles Arbeiten in LDMS und SAP

Die Sachbearbeiter können komfortabel zwischen den Masken des SAP-Versicherungsbeitragsportals und der LDMS-Arbeitgeberakte hin- und herwechseln. Dies ist besonders hilfreich für die Beschäftigten des KBS-Service-Centers in Cottbus mit seinen 160 Beschäftigten. Bei telefonischen Anfragen eines Arbeitgebers können sie durch Einblick in die elektronische Akte sofort Auskunft zum Vorgang geben. Immerhin rund 2,5 Millionen Anrufe gehen jährlich im Service-Center ein.
An den Start der Zusammenarbeit mit der SI kann sich Silke Cieslak, die das Projekt bei der KBS organisatorisch von Beginn an betreut, noch gut erinnern. 2002 stand die Versicherung vor Neuaufgaben herkules´schen Ausmaßes. Im Zuge der Arbeitsmarkt-Reformen sollte das Unternehmen die neu geschaffene Minijob-Zentrale übernehmen. Die bisherige IT-Infrastruktur wäre mit der plötzlichen Belegflut allerdings hoffnungslos überfordert gewesen. Deshalb musste binnen drei Monaten ein neues, leistungsfähiges Dokumenten-Management- und Archivsystem ausgewählt, installiert und an rund 1.800 Arbeitsplätzen einsatzbereit sein.
Als Versicherung war die KBS naturgemäß schon immer damit vertraut, Versicherungsbeiträge und den damit zusammenhängenden Schriftverkehr zu verwalten. Wie jede Kasse zieht sie die Sozialabgaben für ihre Mitglieder bei den jeweiligen Unternehmen ein. Das Basiswissen war also vorhanden, nur eben bezogen auf sehr viel geringere Volumina als solche, die Ende 2002 mit den Arbeitsmarktreformen vor der Tür standen: Eines deren Kernthemen war die Regelung der Minijobs. Geringfügig Beschäftigte benötigen demnach keine Freistellungsbescheinigung vom Finanzamt und die Arbeitgeber zahlen pauschal 30 Prozent Sozialabgaben an eine zentrale Stelle. Diese Stelle sollte die KBS werden, so die politische Entscheidung.
Das Unternehmen musste zur Bewältigung dieser Aufgabe zunächst seine Belegschaft um 75 Prozent aufstocken, in absoluten Zahlen: 1.350 zusätzliche Arbeitnehmer einstellen. So viele Kräfte sind nötig, um die Meldungen für die geringfügig Beschäftigten, Beitragsnachweise und Zahlungen der Arbeitgeber entgegenzunehmen und die Gelder an die beteiligten Sozialversicherungsträger sowie das Bundeszentralamt für Steuern weiterzuleiten.

Drei Monate von der Produktentscheidung bis zum Betrieb

Alsdann ging es darum, die IT-Infrastruktur neu auszurichten. Denn mit den bisherigen Systemen hätte man weder die anstehenden Papiermengen schnell digitalisieren noch eine leistungsfähige elektronische Aktenlösung errichten können. Die politische Entscheidung für den Aufbau der Minijob-Zentrale fiel kurz vor Weihnachten 2002. Erst dann konnte die Versicherung also mit der Auswahl einer passenden Software beginnen – die im April 2003 bereits einsatzbereit sein musste. Ein äußerst ambitioniertes Projekt!
„Die SI war der einzige Hersteller, der glaubhaft versichern konnte, mit seiner Lösung solche Mengen bewältigen und vor allem den engen Zeitplan einhalten zu können“, sagt Silke Cieslak. Damit die 1.800 Kräfte das System schnell einsetzen können, musste es zudem anwenderfreundlich sein und nur geringen Schulungsbedarf mit sich bringen.

Bis zu 200.000 Seiten pro Tag

Um bis zu 200.000 Seiten pro Tag automatisch zu scannen, verwalten und archivieren zu können, wurden in der Essener KBS-Zentrale neue Hochleistungsscanner von Océ (heute Open Text) Deutschland eingerichtet. LDMS wurde im bisherigen Rechenzentrum in Bochum auf Basis IBM z/OS installiert. Jeden Arbeitsplatz stattete SI mit einem LDMS-Client aus, der über Citrix Terminal Server mit dem System kommuniziert; die Software wurde desweiteren um Möglichkeiten zur Verwaltung der elektronischen Arbeitgeber-Akte erweitert. Zur Entgegennahme der Eingangspost verband SI das LDMS über Schnittstellen mit der Scanner-Infrastruktur.
Nach Inbetriebnahme des Systems mit April 2003 ging es sofort unter Hochlast los. Die in Papierform eintreffenden Belege werden in Essen eingelesen und nach Bochum ins LDMS auf den Host geleitet. Anfangs waren es täglich bis zu 80.000 Briefe und 15.000 Faxe, in der Hauptsache Beitragsnachweise und Meldebelege sowie Haushaltsschecks, Mahnbescheide und andere – insgesamt 51 verschiedene Dokumentarten.
Seit Anfang 2006 müssen die Arbeitgeber in Deutschland, bis auf wenige Ausnahmen, die Meldungen und Beitragsnachweise maschinell - also per Datensatz - übermitteln. Die Anzahl der bei der KBS eingehenden Papierbelege hat deshalb stetig abgenommen. Von den im August 2013 rund 3,3 Millionen in LDMS abgelegten Leistungsnachweisen waren nur noch fünf Prozent originär papierhaft, also gescannte Postschreiben, der größte Teil traf bereits maschinell ein und wird sofort in LDMS eingelesen. Das moderne Scancenter in Essen ist trotzdem nicht arbeitslos, dort digitalisiert die Minijob-Zentrale heute zusätzlich große Aktenmengen der Kranken- und der Rentenversicherungen innerhalb der KBS.

Enger Kontakt zwischen Anwender und Hersteller bei Softwareanpassungen

Der Kontakt zwischen KBS und SI war während der gesamten zehn Jahre sehr eng, denn immer wieder kommen – etwa im Rahmen geänderter Gesetze – neue Dokumentarten hinzu, die sauber in das System importiert werden müssen, Schnittstellen zu den angrenzenden Systemen müssen angepasst werden etc. „Dabei erhalten wir stets zeitnah und konstruktiv Hilfe“, erklärt Dr. Erik Thomsen, „die Zusammenarbeit mit den Experten der SI ist in jeder Hinsicht positiv.“ So geht man nun in die zweite Dekade und in Essen ist die Spannung groß, wann die Milliarde geknackt wird – nach 100 Millionen archivierter Dokumente im Jahr 2006 und bereits knapp 400 Millionen sieben Jahre später.
Auch weitere Archivprojekte innerhalb der KBS werden inzwischen mit LDMS bewältigt, darunter die Speicherung von Dokumenten aus dem HR-System Paisy. Das System kommt zudem für die Archivierung von SAP-Daten und als DMS für die Ältestenabrechnung zum Einsatz. Dies vermittelt einen guten Eindruck von der hohen Kapazität und Performance der Lösung: Obschon in der Minijob-Zentrale das Volumen extrem hoch ist, lässt sich LDMS noch darüber hinaus für andere Bereiche einsetzen. So hilft die SI-Lösung letztlich der gesamten Knappschaft dabei, Kosten zu sparen, die man sonst für andere Archivlösungen hätte aufwenden müssen.

„Durch den Einsatz von LDMS können wir die Arbeit heute viel schneller zu den Menschen bringen. Von den Experten der SI erhalten wir im praktischen Alltag stets zeitnah und konstruktiv Hilfe. Die Zusammenarbeit ist in jeder Hinsicht positiv.“

Dr. Erik Thomsen, Leiter der Minijob-Zentrale

„Die SI war der einzige Hersteller, der glaubhaft versichern konnte, mit seiner Lösung solche Mengen bewältigen und vor allem den engen Zeitplan einhalten zu können.“

Silke Cieslak, Projektverantwortliche

Beta Systems Software AG
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