Digital Office Index 2020Verhinderer und Förderer

Das in Bielefeld angesiedelte IT-Unternehmen Ceyoniq Technology hat den Digital Office Index 2020 des Digitalverbands Bitkom ausgewertet. Demnach holen Behörden in der Umsetzung der internen Digitalisierung extrem auf, dies sei auf die E-Government-Ziele der Bundesregierung zurückzuführen. Als Kernthemen der öffentlichen Verwaltung nennt Ceyoniq unter Berufung auf die Bitkom-Studie die E-Rechnung und die E-Akte. So sollen insgesamt bereits 96 Prozent der öffentlichen Verwaltung E-Rechnungen empfangen. Einen ähnlich hohen Wert haben nur große Unternehmen, bei kleineren Unternehmen sei die Digitalisierung weniger fortgeschritten. So empfingen etwa 48 Prozent der Kleinunternehmen Papier- und digitale Rechnungen zu gleichen Teilen. Dieser Wert habe sich seit 2016 nur marginal geändert (2016: 50 Prozent). Ähnlich sehe es beim Rechnungsaustausch aus. Hier erstellten kleine Unternehmen immer noch 37 Prozent ihrer Rechnungen im Papierformat, obwohl E-Rechnungen in verschiedenen Formattypen (ZUGFeRD oder XRechnung) seit mehreren Jahren möglich sind. Bei großen Unternehmen liege der papierbasierte Anteil lediglich bei neun Prozent, jede zweite Rechnung werde bereits digital verschickt.

Hemmnisse und Erfolgsfaktoren

Als Grund für diesen Befund nennt Ceyoniq die Abhängigkeit der Unternehmen von ihrem jeweiligen ERP-System. Bietet dieses keine digitale Rechnungserstellung an, können keine digitalen Rechnungen bereitgestellt werden. Dies beträfe insbesondere kleinere Unternehmen. Obwohl Unternehmen und öffentliche Verwaltung gemäß der Bitkom-Studie wissen, dass sich die Digitalisierung positiv auf Kundenzufriedenheit und die Verwaltungs- und Büroprozesse auswirke, zögerten sie mit Investitionen. Genannte Gründe sind ein zu hoher Investitionsbedarf, der Fachkräftemangel, Bedenken hinsichtlich unberechtigter Zugriffe und Datenverluste sowie regulatorische Bestimmungen. Dafür, so Ceyoniq, gäbe es jedoch Abhilfe wie beispielsweise detaillierte Rechtekonzepte oder einfach implementierbare Standardlösungen. Zudem rät das Unternehmen zum Einsatz von Enterprise-Information-Management-Systemen (EIM), um die Bildung von proprietären Datensilos zu verhindern und die Kosten für Schnittstellenanpassungen und weitere wichtige Extras klein zu halten. Der Einstieg in die Digitalisierung sollte kleinschrittig erfolgen, so Ceyoniq.