FinanzwesenSpielregeln festlegen
Bereits seit dem 18. April dieses Jahres müssen öffentliche Auftraggeber nach der EU-Richtlinie 2014/55/EU elektronische Rechnungen im XML-Format, zum Beispiel im Format XRechnung, empfangen und verarbeiten können. Dazu sind viele in der Lage und haben sich entsprechend vorbereitet. Häufig wurden Workflow-Lösungen als Ergänzung zum Enterprise-Resource-Planning-System (ERP-System) implementiert, mit denen sich Rechnungen aus unterschiedlichen Kanälen und in verschiedenen Formaten wie PDF, XRechnung oder ZUGFeRD automatisiert annehmen und verarbeiten lassen.
Doch obwohl planvoll vorgegangen und die technische Infrastruktur rechtzeitig eingerichtet wurde, müssen die Verantwortlichen nun oft feststellen, dass die neuen Systeme arbeitslos sind. Lieferanten versenden schlichtweg fast keine Rechnungen im XRechnungsformat – und das, obwohl auch Lieferanten und Dienstleister der öffentlichen Auftraggeber des Bundes sowie des Landes Bremen verpflichtet sind, ihre Rechnungen ab dem 27. November elektronisch, also im XML-Format, einzureichen. Wie kann ein öffentlicher Auftraggeber seine Lieferanten motivieren und darin unterstützen, sich an die gewünschte Umsetzung zu begeben?
PDF-Datei noch das gängigste Format
Ein entscheidender Baustein sind gemeinsame Spielregeln für Versand und Annahme des Rechnungsformats. Wenn diese klar kommuniziert sind und mit geringem Aufwand umgesetzt werden können, ziehen beide Seiten Nutzen daraus. Für die Privatwirtschaft dürfte eine Umsetzung ohnehin kein wirkliches Problem darstellen. Denn dort ist der Austausch digitaler Rechnungen grundsätzlich üblich – wenn auch in anderen Formaten. Das gängigste Format für eine E-Rechnung ist derzeit noch die per E-Mail versendete PDF-Datei. Das bestätigte auch eine Kundenumfrage des Unternehmens xSuite Group aus dem vergangenen Jahr: Nur vier Prozent der Befragten gaben an, keinerlei Rechnungen im PDF-Format anzunehmen; bei 68 Prozent der Befragten liegt der Anteil jedoch bei 10 bis 50 Prozent. Das Format ist demnach zwar nicht vorherrschend, aber doch weit verbreitet.
Portale erzeugen XRechnungen
Über die Vorteile der digitalen Rechnungsstellung als solche – gesparte Papier- und Portokosten, schnellerer Versand und damit potenziell schnellere Bezahlung – müssen Lieferanten aus der Privatwirtschaft somit wohl nicht mehr aufgeklärt werden. Die Hürde bei der Einführung von XRechnung liegt vielmehr darin, dass es sich dabei um ein rein maschinenlesbares Format handelt. Eine XRechnung lässt sich nicht wie eine Papierrechnung mit gängiger Textverarbeitung erstellen, es wird dafür eine Software benötigt. Aus diesem Grund haben der Bund und mehrere Länder Portale entwickelt, über die insbesondere kleinere Lieferanten auch ohne die erforderliche IT-Infrastruktur XRechnungen erzeugen und einreichen können, indem sie die Daten per Hand eingeben.
Größtes Optimierungspotenzial
Für mittlere und größere Lieferanten, die regelmäßig Rechnungen an einen öffentlichen Auftraggeber stellen, ist die aufwendige manuelle Dateneingabe per Web-Portal allerdings nicht zufriedenstellend. Um den Prozess zu automatisieren, gibt es Lösungen, die zum Beispiel als Add-on in den Anwendungen des Software-Anbieters SAP installiert werden können, um so automatisch XRechnungen zu erzeugen. Öffentliche Auftraggeber sollten deshalb Lieferanten, von denen sie regelmäßig Rechnungen erhalten, schon vor der Einführung eines solchen Systems mit den neuen Gegebenheiten vertraut machen und sie bei der Umstellung unterstützen. Darin schlummert zugleich das größte Optimierungspotenzial auch für den Rechnungsempfänger.
Die Devise heißt also, aktiv auf die Geschäftspartner zuzugehen und gemeinsame Spielregeln für den Ablauf zu vereinbaren. Beide Seiten gelangen so am schnellsten zu einer hilfreichen Automatisierung ihrer Rechnungsprozesse. Damit die Umsetzung gelingen kann, sollte der Auftraggeber schon im Vorfeld die typischen Kernfragen beantworten. Zunächst geht es dabei um die möglichen Übertragungswege und die Rechnungsdatei.
Übermittlungsweg per E-Mail
Wird der Übermittlungsweg per E-Mail gewählt, sollten folgende Fragen geklärt werden: Wie lautet die E-Mail-Adresse, an welche die XRechnungen versendet werden müssen? Ist es dieselbe Adresse wie für PDF-Rechnungen? Wie wird mit Anlagen wie rechnungsbegründenden Unterlagen umgegangen? Sollen diese in die XML-Datei eingebettet sein oder reicht ein zusätzlicher E-Mail-Anhang aus? Dürfen mehrere Rechnungen an eine E-Mail angehängt werden oder soll jede Rechnung separat versendet werden? Gibt es eine Namenskonvention für die Anlagen? Empfehlenswert ist, den Bestandteil „Rechnung“ immer im Dateinamen der Rechnung vorkommen zu lassen sowie „Anlage“ im Dateinamen der Anlage.
Wenn die Rechnung über ein Portal eingereicht werden soll, stehen andere Fragen im Fokus: Wird bei Nutzung des Portals auch eine Upload-Möglichkeit für bereits erzeugte XRechnungen angeboten? Wird zur Feinadressierung eine Leitweg-ID verwendet und wie lautet diese? Welche Felder sollen belegt werden?
Individuelle Anforderungen erfüllen
Mit Blick auf die Rechnungsdatei wird der Lieferant wissen wollen, ob die XRechnung das bevorzugte Format ist, oder ob eventuell andere Formate wie ZUGFeRD gewünscht sind. Es ist außerdem zu klären, welche Versionen unterstützt werden. Die neueste ZUGFeRD-Version wurde zuletzt im Juli 2020 veröffentlicht — für die XRechnung gibt es aktuell alle sechs Monate neue Updates. Der Lieferant sollte zudem wissen, welche besonderen Angaben er in welchem Feld machen muss. Eine XRechnung hat rund 200 solcher Felder. Für viele davon sind die Inhalte definiert, einige sind aber auch als Freitextfelder angelegt. Deren Inhalte sollten beide Seiten miteinander abstimmen. Ein konkretes Beispiel: Soll die Information „Leistungszeitraum“ in das Feld „Bemerkung zur Rechnung“?
Die Liste ließe sich fortsetzen – letztlich hat jede Geschäftsbeziehung ihre eigenen Regeln und es sind individuelle Anforderungen zu erfüllen. Je genauer die Spielregeln definiert sind, desto eher werden die Lieferanten mit der Erstellung und Übermittlung von XRechnungen hinterherkommen. Und die eigens angeschafften Systeme zu deren Annahme und Weiterverarbeitung haben endlich etwas zu tun.
Dieser Beitrag ist in der Ausgabe November 2020 von Kommune21 erschienen. Hier können Sie ein Exemplar bestellen oder die Zeitschrift abonnieren.
Saarland: Besserer Service in Finanzämtern
[18.09.2024] In den saarländischen Finanzämtern können Termine ab sofort online vereinbart werden. Die neue digitale Lösung soll den Service verbessern und die Verwaltung bürgerfreundlicher machen. mehr...
ElsterSecure App: Mobiler Zugang zum Online-Finanzamt
[26.06.2024] Mit der ElsterSecure App steht eine neue, sichere Log-in-Variante für das Online-Finanzamt Mein Elster zur Verfügung. Für die Anmeldung werden keine Passwörter, Zertifikate oder TANs benötigt. Zudem reicht ein Smartphone oder Tablet für die Nutzung von ELSTER aus. mehr...
E-Rechnung: Für den Ansturm rüsten
[20.06.2024] Die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich kommt. Kommunen sollten jetzt ihre IT darauf ausrichten. Ein Sechs-Stufen-Plan, der als roter Faden Wege und technologische Lösungsmöglichkeiten aufzeigt, kann dabei helfen. mehr...
MACH: Selfservice im Rechnungs-Workflow
[13.05.2024] Die Fachhochschule Dortmund arbeitet mit dem Selfservice MACH meineRechnung. Die Lösung bindet mit einer intuitiv verständlichen Oberfläche auch Gelegenheitsnutzer unkompliziert in den Rechnungsworkflow ein – mit dem Ergebnis kürzerer Bearbeitungszeiten im Rechnungsprüfungsprozess. mehr...
E-Rechnung: Der Umstieg kommt
[26.03.2024] Das Wachstumschancengesetz wird zu einem Anstieg von E-Rechnungen im XML-Format sowie zu einer Verpflichtung zum Versand von E-Rechnungen für steuerpflichtige kommunale Eigenbetriebe führen. Dies erfordert eine entsprechende technische Infrastruktur. mehr...
Big Data: Mit Big-Data-Management gegen Finanzkriminalität
[07.03.2024] Finanzbehörden verarbeiten große Mengen heterogener Daten. Deren Management stellt hohe Anforderungen an die Sicherheit und Leistung der eingesetzten Lösungen. Von einer Daten-Management-Plattform, die alle Prozessschritte abdeckt, profitieren Behörden in verschiedener Weise. mehr...
Rheinland-Pfalz: E-Rechnung wird 2025 zur Pflicht
[17.01.2024] In Rheinland-Pfalz wird die nächste Stufe der elektronischen Rechnungsstellung gezündet. Nach der neuen E-Rechnungs-Verordnung des Landes müssen Unternehmen, die öffentliche Aufträge erhalten, ab April kommenden Jahres ihre Rechnungen elektronisch stellen. mehr...
ELSTER: Steuerbelege per App erfassen
[05.01.2024] Die Steuererklärung soll mit der App MeinELSTER+ einfacher werden. Die Smartphone-App ermöglicht es, wichtige Belege direkt einzuscannen und im ELSTER-Portal abzulegen. mehr...
Bayern: ELSTER weiterhin am erfolgreichsten
[10.08.2023] Bayern sieht in ELSTER weiterhin die erfolgreichste E-Government-Anwendung in Deutschland. Das Angebot werde fortlaufend verbessert und erweitert. mehr...
Thüringen: Komplexe IT in Finanzämtern
[20.07.2023] Das Thüringer Landesamt für Finanzen überwacht alle automatisierten Steuerverwaltungsverfahren im Freistaat. Die IT-Infrastruktur der Thüringer Finanzämter wird immer komplexer. mehr...
Gewerbe- und Körperschaftsteuer: Digitale Bescheidzustellung in NRW
[19.07.2023] Ab sofort können in Nordrhein-Westfalen Gewerbesteuermess- und -Zerlegungsbescheide sowie Körperschaftsteuerbescheide direkt in ELSTER zugestellt werden. Es ist das erste Bundesland, in dem diese erweiterte digitale Bekanntgabe möglich ist. mehr...
Baden-Württemberg: Bargeldlos zahlen bei der Polizei
[21.06.2023] Die landesweite Einführung des elektronischen Zahlungsverfahrens bei der Polizei Baden-Württemberg soll die Bezahlung von Verwarnungsgeldern beschleunigen. Neben einer Entlastung der Bußgeldstellen wird auch ein höherer Lerneffekt erwartet, da das Verwarnungsgeld unmittelbar folgt. mehr...
Bayern: Scanzentrum leistet wertvolle Arbeit
[05.06.2023] Das Datenerfassungs- und Scanzentrum der bayerischen Steuerverwaltung in Wunsiedel hat seit dem Jahr 2011 über 12,5 Millionen Steuererklärungen und Fragebögen zur steuerlichen Erfassung für den Freistaat gescannt. Auch unterstützt das Zentrum Rheinland-Pfalz und Thüringen. mehr...
Hessen: E-Payment flächendeckend eingeführt
[17.04.2023] Als eines der ersten Länder hat Hessen flächendeckend E-Payment in den Dienststellen der Landesverwaltung eingeführt und durch eine Pay-per-Link-Funktion ergänzt. mehr...
Hannover: Bearbeitungszeit reduziert
[30.03.2023] Die Stadtentwässerung Hannover kann Bau- und andere Rechnungen mittlerweile automatisiert verarbeiten, ganz gleich ob sie auf Papier, im PDF- oder XML-Format vorliegen. Die Bearbeitungszeiten haben sich dadurch massiv verkürzt, auch geht keine Rechnung mehr verloren. mehr...