NiedersachsenE-Akte im Justizministerium

Seit 1. Januar 2021 werden im niedersächsische Justizministerium bis auf wenige Ausnahmen alle Akten elektronisch geführt. Wie das Ministerium berichtet, fiel der Startschuss für die E-Akte bereits im Jahr 2018. Die Akten seien seitdem in einem groß angelegten Pilotprojekt als Hybridakte sowohl in Papierform als auch elektronisch geführt worden. In den vergangenen zwei Jahren seien außerdem nach und nach alle Mitarbeiter geschult und eingebunden worden. Seit dem 1. Januar 2021 werden die Vorgänge nun mit dem Programm VIS-Suite geführt und bearbeitet. Es gebe keinen Medienbruch und auch keine parallel geführte Papierakte mehr. Neue Schreiben, die das Justizministerium erreichen, werden rechtssicher eingescannt und digital verarbeitet. Im Ergebnis können nun mehrere Personen zur selben Zeit und ortsungebunden an einer Akte arbeiten, Zugriffsmöglichkeiten lassen sich besser definieren, die Recherchefunktionen seien erheblich erweitert und die Entscheidungen beschleunigt worden. „Die Umstellung war für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein großer Schritt“, sagt Justizministerin Barbara Havliza. „Digitale Akten in einem Ministerium zu führen bedeutet ja nicht, PDF-Dokumente in einem Ordner abzulegen, auf den dann alle zugreifen können. Die Herausforderungen sind wesentlich komplexer. Es zeigt sich, dass die digitale Bearbeitung der Vorgänge eine große Erleichterung ist. Der Workflow funktioniert. Die digitale Akte hilft uns gerade auch in der Pandemie. Die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, wird extrem erleichtert. Ich bin stolz, dass wir als erstes Ministerium in Niedersachsen die rechtssichere E-Akte erfolgreich umgesetzt haben.“ Wie das Ministerium mitteilt, können von den 242 Mitarbeitern nun insgesamt 232 regelmäßig von zu Hause aus arbeiten, weil sie Zugriff auf die benötigten Akten haben. Ausgenommen von der digitalen Aktenführung seien Personalakten, besonders sensible Vorgänge entsprechend den Vorgaben der Verschlusssachenanweisung des Landes sowie Prüfungsakten des Landesjustizprüfungsamts. In gerichtlichen Verfahren besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur Einführung einer digitalen Akte zum 1. Januar 2026.