AdvertorialDigitaler Einkauf in Berlin und Ludwigsburg

Nachhaltigkeit im Einkauf der öffentlichen Hand ist mehr als ein politisches Ziel – sie avanciert zunehmend zur praktischen Anforderung im Verwaltungshandeln. Doch wie läßt sich Nachhaltigkeit im Beschaffungsprozess konkret umsetzen? Antworten darauf kommen aus Berlin und Ludwigsburg. Landes- und Stadtverwaltung partizipieren seit einigen Monaten vom aktuellen ESG-Score Projekt ihres Einkaufsdienstleisters TEK-SERVICE AG.

Digitalisierung als Voraussetzung für nachhaltige Beschaffung

In vielen Verwaltungen ist der Einkauf historisch gewachsen – oft mit manuellen Abläufen, unterschiedlichen Bestellwegen und einer Vielzahl von Einzelentscheidungen. Genau hier liegt laut Experten die größte Hürde. „Nachhaltigkeit im Einkauf scheitert in der Praxis selten am fehlenden Willen, sondern häufig an der fehlenden Datenbasis“, erklärt Monika Schmidt, Vorständin der TEK-SERVICE AG. Ohne digitalisierte Prozesse lasse sich kaum nachvollziehen, welche Produkte tatsächlich nachhaltiger sind oder welche Alternativen existieren. Der digitale Einkauf schafft an dieser Stelle nicht nur Arbeitsentlastung, Wirtschaftlichkeit oder strategische Mehrwerte, sondern auch Transparenz, Steuerungs- sowie Qualifizierungsmöglichkeiten. So hat sich TEK-SERVICE AG im Juni 2025 zu einem einjährigen Projekt entschlossen. Und das geht so: Wöchentlich werden Katalogdaten aller Kunden, automatisiert, mit Parametern des ESG-Scores abgeglichen und bewertet. Besteller treffen damit, direkt in ihrem jeweiligen Einkaufsportal, auf Artikelebene, mittels eines Punktesystem die richtige, nachhaltige Kaufentscheidung.

Nachhaltigkeit auf einen Blick

Für sich gesehen bewertet der ESG-Score Produkte nach den Kriterien Environment, Social und Governance. Ziel ist es, komplexe Informationen über Umwelt- und Sozialstandards in eine einfache, verständliche Entscheidungsgrundlage zu übersetzen. In Kombination mit dem digitalen Einkauf bedeutet das für alle TEK-Kunden: Nachhaltige Beschaffung wird nicht zu einem zusätzlichen Prüfschritt, sondern Teil des normalen Einkaufsprozesses im Alltag. 

„eWarenhaus des Landes Berlin“

Wie gewaltig die Hebelwirkung digitaler Prozesse ist, zeigt der Angang der Berliner Polizei. Achim Florin, Leiter der Vergabegrundsatzstelle bei der Polizei Berlin, berichtete von einer Transformation, die 2019 in Zusammenarbeit mit TEK-SERVICE AG als Pilotprojekt begann. Zuvor regierte noch die analoge, papiergestützte Beschaffung. Das war intransparent, kaum steuerbar und unwirtschaftlich. Bereits wenige Monate nach Projektbeginn hatte man erste Zielstellungen erreicht. Das Projekt wurde schrittweise ertüchtigt und entwickelte sich im Laufe der Zeit zur Landeslösung. Heute kommt der Einkauf des Landes Berlin „schnieke“ daher. Er präsentiert sich transparent, leicht steuerbar, pfiffig und führt zu spürbarer Arbeitsentlastung. Aus allen Berliner Bezirken nutzen heute über 3.500 Besteller aus 180 Dienststellen das „eWarenhaus Berlin“. Im Angebot sind aktuell über 50 durch das Landesverwaltungsamt Berlin ausgeschriebene Rahmenverträge. Damit werden zehntausende Artikel über das sogenannte Sammelbestellverfahren abgerufen. Der derzeitige jährliche Umsatz liegt bei € 10 Millionen; Tendenz: steigend. Man schätzt und partizipiert gerne von neuen Lösungen und Projekten des Einkaufsdienstleisters. So lässt sich aktuell durch das ESG-Score-Projekt der nachhaltige Einkauf „einfach machen“. Anstatt mühevoll Labels zu vergleichen, liefert das „eWarenhaus Berlin“ seinen Bestellern sozusagen nebenbei die ökologische Bewertung direkt am Artikel mit.

„DiWa“, das digitale Warenhaus der Stadt Ludwigsburg

Das Thema Nachhaltigkeit stand bei der Stadt Ludwigsburg schon lange ganz oben auf der Agenda und war damit „Chefsache“. Entsprechend setzte man von Anfang an auf Digitalisierung, um den Aspekt der Nachhaltigkeit, bereits im operativen Tagesgeschäft des Einkaufes, strukturell und fest zu verankern. Trotz erschwerter Corona Bedingungen erfolgte die hierfür erforderliche Ausschreibung und Vergabe. Im Anschluß realisierten Entscheider der Stadt Ludwigsburg, auf Grundlage der Webservices der TEK-SERVICE AG aus Lörrach, „DiWa“, das digitale Warenhaus der Stadt Ludwigsburg. Seit 2021 wird „DiWa“ verwaltungsweit genutzt.

Obwohl das aktuelle ESG-Score-Projekt der Stadt Ludwigsburg „in die Karten spielt“, betont Lars Keller, Leiter der zentralen Beschaffung und Vergabe bei der Stadt Ludwigsburg, dass Technologie allein nicht ausreicht: „Nachhaltigkeit im Einkauf funktioniert nur, wenn sie strategisch verankert ist – also mit klaren Vorgaben, Schulungen und organisatorischer Unterstützung.“ Ludwigsburg kombiniert daher die digitale Einkaufsplattform mit internen Schulungen und einer zentralen Kompetenzstelle für Beschaffung. Dadurch wächst die Akzeptanz innerhalb der Verwaltung, und nachhaltige Kriterien werden im Alltag zunehmend stärker berücksichtigt.

Digitalisierung als gemeinsamer Erfolgsfaktor

Nach über 25 Jahren Unternehmensgeschichte erkennt Monika Schmidt einen klaren Trend: „Der digitale Einkauf wird zunehmend zur Grundlage moderner Verwaltungssteuerung. Als Fullserviceprovider und Dienstleister sorgen wir für die Bereitstellung und Weiterentwicklung unserer Technologie und den damit einhergehenden Services. Der Clou steckt tatsächlich in der Kombination aus Digitalisierung und Service: Kundenwünsche, Trends und Anforderungen werden frühzeitig durch uns erkannt und im Sinne ‚Einer für alle; alle für einen‘ programmiert und im gesamten Kundenkreis ausgerollt.“ Das aktuelle ESG-Score-Projekt macht das deutlich: Neben Stadt Ludwigsburg und Land Berlin profitieren bundesweit alle TEK-Kunden von den Möglichkeiten.