BAMFTransformation statt Revolution

Ursprünglich ging es bei der Implementierung einer mobilen, sicheren IT-Infrastruktur im Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BAMF) gar nicht um das Thema Homeoffice. Vielmehr entstand der Bedarf 2015 im Zusammenhang mit der Flüchtlingskrise. Während dieses Jahres registrierte das BAMF rund 890.000 Schutzsuchende, die nach Deutschland eingereist waren. Das Personal wurde massiv aufgestockt. Die BAMF Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die in den Erstaufnahmestellen an den EU-Außengrenzen im Dienst waren, benötigten eine IT-Infrastruktur, mit der sie sensible Informationen wie personenbezogene Daten sicher verarbeiten und übermitteln konnten.
Zu diesem Zweck installierte secunet eine SINA Lösung mit 1.500 SINA Workstations – und das innerhalb weniger Wochen, denn in der damaligen Situation war Zeit ein besonders knappes Gut. „Ein großer Besprechungsraum des BAMF wurde kurzerhand zum Installationsbüro umfunktioniert“, erinnert sich Norbert Müller, Divisionsleiter Öffentliche Auftraggeber bei secunet. „Wir mussten sehr pragmatisch vorgehen, damit wir das knappe Timing halten konnten.“ Die SINA Workstations waren in Kofferlösungen integriert, welche die wichtigsten Instrumente zur Registrierung der Flüchtlinge enthielten wie zum Beispiel Fingerabdruck-Scanner und Dokumentenleser. Die erfassten Daten konnten dann direkt bearbeitet und sicher übermittelt werden.

Wachstum bringt IT-Herausforderungen mit sich

Die gestiegene Arbeitsbelastung aufgrund der Flüchtlingskrise war bald auch in administrativen und zentralen Bereichen des BAMF deutlich bemerkbar. Daher musste die Behörde zahlreiche Maßnahmen ergreifen, um die neuen Anforderungen zu erfüllen und dem Arbeitsvolumen gerecht zu werden. Dazu gehörten zum Beispiel ein weiterer Personalaufwuchs und die Verbesserung von Arbeitsabläufen.
Für das Jahr 2018 bewilligte der Gesetzgeber dem BAMF rund 7.800 Stellen, für das Jahr 2019 rund 8.100. Es werden somit dauerhaft über 8.000 Mitarbeitende im BAMF tätig sein. Im Vergleich zum Personalstand vor 2014 bedeutet dies nahezu eine Vervierfachung.
Zudem ändern sich die Erwartungen der Mitarbeitenden: Attraktiven Arbeitsbedingungen kommen in der heutigen Arbeitswelt eine immer größere Bedeutung zu. Das BAMF ist als obere Bundesbehörde dazu verpflichtet, die Familienfreundlichkeit sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf zu verbessern. Bei all diesen Entwicklungen kommt der IT des Bundesamts eine Schlüsselrolle zu.
Dabei besteht die zusätzliche Herausforderung darin, dass ein sehr hohes Sicherheitsniveau gefragt ist: Auf den Rechnern der Mitarbeitenden befinden sich teilweise hoheitliche Daten, zum Beispiel besonders schützenswerte Informationen zu politisch verfolgten Asylsuchenden.
Im BAMF erkannte man schnell, dass SINA diese Punkte erfüllt, Homeoffice und mobiles Arbeiten ermöglicht und dies von den Beschäftigten sehr geschätzt wird.

Gleiche Lösung, neuer Zweck

Unter anderem aus diesen Gründen entschied sich die Behörde, als im Jahr 2019 die Wartungsverträge ausliefen, bei SINA zu bleiben und ein Refresh mit Erweiterungen durchzuführen. Dabei wurde die Installation auf den neuesten Stand gebracht, veraltete Komponenten wurden ersetzt.
Im Frühjahr 2020 ereignete sich dann plötzlich die Coronakrise. Während viele Behörden und Unternehmen unter großem Zeitdruck ihre ersten Erfahrungen mit mobilen Arbeitsplätzen sammeln mussten, gehörte das BAMF zu den Organisationen, die schon einen Schritt weiter waren. Die SINA-Lösung war bereits erfolgreich im Einsatz. Nun lag es nahe, sie zu erweitern.

„Wir mussten einen Partner finden, der sehr zuverlässig liefern konnte, da ging es auch um Vertrauen.“
Laut Kausik Munsi, Chief Technology Officer (CTO) des BAMF, gab es vier Gründe, warum die Behörde damals erneut auf SINA setzte: „Erstens mussten wir einen Partner finden, der sehr zuverlässig liefern konnte, da ging es auch um Vertrauen. Zweitens war uns natürlich auch die Technologie wichtig und SINA war sowohl hochsicher, wie durch die BSI-Zulassung bestätigt wurde, als auch – das ist der dritte Punkt – sehr einfach zu bedienen. Viertens hatten wir einen flexiblen Rahmenvertrag, mit dem wir SINA abrufen konnten.“
Der Aspekt der Lieferfähigkeit war mitten in der Pandemie nicht trivial, denn bei IT-Bauteilen gab es auf dem Weltmarkt Engpässe. Doch schon während der Flüchtlingskrise hatte secunet unter Beweis gestellt, in kritischen Zeiten ein verlässlicher Partner zu sein. Auch diesmal konnte schnell und in hohen Stückzahlen geliefert werden. Das BAMF beschaffte in mehreren Wellen jeweils mehrere tausend SINA Workstations. Inzwischen sind bereits nahezu alle Arbeitsplätze beim BAMF mit SINA Workstations ausgestattet. Während viele Organisationen durch die Revolution der Arbeitswelt, welche die Pandemie schlagartig erzwungen hat, überrumpelt wurden, gestaltete das BAMF den Wandel in vielen kleineren Schritten.
Daher erfolgt auch der Roll-out kontinuierlich. Drei Parteien arbeiten dabei zusammen: Das BAMF, dessen IT-Dienstleister ITZ Bund und secunet. Berater von secunet sind fortwährend vor Ort, um die Implementierung voranzubringen und Betriebsunterstützung zu leisten. „Die enge und partnerschaftliche Zusammenarbeit wissen wir sehr zu schätzen“, so Norbert Müller. „Sie hat großen Anteil am Projekterfolg.“

Blick in die Zukunft

„Der Trend zur mobilen Arbeit bleibt ganz klar weiter bestehen“, so Munsi. „Außerdem gibt es beim BAMF eine Besonderheit: Wir haben eine sehr große Entwicklungsmannschaft, die zum Teil im Ausland sitzt und zum Teil zwischen verschiedenen Standorten unterwegs ist. Auch deswegen werden wir SINA weiterhin brauchen.“
Die Zusammenarbeit zwischen dem BAMF und secunet hat auch über SINA hinaus Früchte getragen. So setzt die Behörde mittlerweile den secunet Session Border Controller (SBC) ein, um die Telefonie abzusichern und eine Audio- und Video-Trennung nach BSI-Vorgaben umzusetzen. Weitere IT-Zukunftsthemen sind derzeit in Diskussion. Kausik Munsi stellt abschließend fest: „Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möchten unseren Kunden und Partnern die optimale Dienstleistung anbieten. Mit unserer IT möchten wir sie so unterstützen, dass sie dies erreichen können und darüber hinaus auch gern zur Arbeit kommen. Deswegen wollen wir eine medienbruchfreie Kommunikation ermöglichen und eine optimale, vernetzte Arbeitsumgebung schaffen.“