HTW BerlinRechnungsbearbeitung mit MACH ERP beschleunigt

Die Hochschule für Technik und Wirtschaft Berlin (HTW Berlin) setzt bei der Modernisierung ihrer Verwaltungsprozesse auf die Software MACH meinERP. Die Hochschule, an der rund 16.000 Studierende eingeschrieben sind, bearbeitet jährlich zwischen 10.000 und 12.000 Eingangsrechnungen. Um die damit verbundenen Abläufe effizienter zu gestalten, führte sie 2024 zunächst eine integrierte Finanzlösung für Budgetierung, Drittmittelmanagement, Rechnungswesen, Steuern und Jahresabschlüsse ein. Im Jahr 2025 wurde das System um MACH E-Rechnung erweitert. Seit 2026 kommt auch MACH E-Beschaffung zum Einsatz. Langfristiges Ziel ist ein durchgängig digitaler Prozess von der Beschaffung bis zur Rechnungszahlung.

Hintergrund der Modernisierung sind der zunehmende Kosten- und Effizienzdruck sowie der Fachkräftemangel in der öffentlichen Verwaltung. Gleichzeitig bestand innerhalb der Hochschule schon länger der Wunsch, Verwaltungsabläufe stärker zu automatisieren. „Wir als Team haben selber die Vision, immer besser zu werden und insgesamt gibt es bei uns einen starken Zug nach vorne“, erklärt Harun Mete, Leiter der Haushaltsabteilung der HTW Berlin.

Automatisierte Rechnungsbearbeitung spart Zeit

Eine wesentliche Verbesserung brachte die Einführung des elektronischen Rechnungsworkflows. Zuvor konnte allein die interne Verteilung einer Rechnung zwischen einer und vier Wochen dauern. Heute wird ein Prüfvorgang nach Angaben der Hochschule im Regelfall innerhalb einer Woche vollständig bearbeitet und der Rechnungsworkflow meist ebenfalls abgeschlossen. Mete beziffert die Zeitersparnis auf 80 bis 90 Prozent.

Grundlage dafür ist die automatisierte Zuordnung eingehender Rechnungen. Jedem Bereich der Hochschule wurde eine eigene Leitweg-ID zugewiesen. Mithilfe von MACH smartDecision werden die Rechnungen automatisch an die zuständigen Fachbereiche, Studiengänge und Beschäftigten weitergeleitet.

Die Verantwortlichen erhalten eine Benachrichtigung im ERP-System und auf Wunsch zusätzlich per E-Mail. Die zu prüfenden Rechnungen erscheinen unmittelbar in ihrer Aufgabenliste. Dort stehen sämtliche relevanten Informationen zur Verfügung, darunter Rechnungssteller, Kostenstellen, Prozessnummern und individuelle Hinweise. Auch hinterlegte PDF-Dokumente oder digitalisierte Papierrechnungen lassen sich direkt innerhalb der Anwendung einsehen. Nach der sachlichen und rechnerischen Prüfung werden die Belege an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet und dort zur Zahlung freigegeben.

Neben der schnelleren Bearbeitung verbessert das System auch die Transparenz. „Wir können praktisch jeden Beleg medienbruchfrei prüfen und sehen: Wer hat die Rechnung wann erhalten, wer hat sie geprüft, in welchem Status befindet sich der Vorgang? Sogar die gesamte Historie des Vorgangs ist auf diese Weise für uns nachvollziehbar“, erläutert Mete.

Drei Rechnungsformate in einem System

Eine Herausforderung bleibt die unterschiedliche Form der eingehenden Rechnungen. Neben strukturierten E-Rechnungen erhält die HTW weiterhin Rechnungen auf Papier und als PDF. Im Juni 2026 lag der Anteil elektronischer Rechnungen nach Einschätzung der Hochschule bei rund 30 Prozent, mit steigender Tendenz. Bis Ende 2026 strebt die Hochschule eine vollständige Umstellung auf E-Rechnungen an.

Um alle Formate bearbeiten zu können, unterstützt MACH meinERP getrennte Zahlläufe für E-Rechnungen, PDF-Dokumente und Papierrechnungen. Damit lassen sich auch während der Übergangsphase einheitliche Prüf- und Freigabeprozesse sicherstellen. Besondere Anforderungen bestehen beim Drittmittelmanagement. Hier müssen spezifische rechtliche und dokumentarische Vorgaben berücksichtigt werden. Diese hat die HTW über eine entsprechende Kostenstellensystematik in den digitalen Rechnungsworkflow integriert.

E-Beschaffung vereinheitlicht Verwaltungsprozesse

Mit der Einführung von MACH E-Beschaffung im Jahr 2026 wurde die Digitalisierung auf die vorgelagerten Beschaffungsprozesse ausgeweitet. Zunächst analysierte die Hochschule die bisherigen Abläufe in den Fachabteilungen. Dabei zeigte sich, dass im Vorgängersystem zehn teilweise deutlich unterschiedliche Verfahren genutzt wurden.

Diese wurden zu einem gemeinsamen Beschaffungsprozess zusammengeführt, der zugleich individuelle Anforderungen der Fachbereiche berücksichtigt. Über eine Selfservice-Funktion können Beschäftigte ihre Bedarfe direkt im System anmelden. Das gilt auch für Personen, die nur gelegentlich Bestellungen auslösen, etwa Professorinnen und Professoren.

Die Bedarfsmeldungen werden automatisch an die zuständigen Stellen übergeben. Anhand der Kostenstelle erkennt das System unter anderem, ob eine Beschaffung aus Drittmitteln finanziert wird. Die erforderlichen fachlichen und finanziellen Prüfungen werden anschließend über automatisierte Workflows angestoßen. Auch zusätzliche Genehmigungen bei besonders hohen Ausgaben sind im System hinterlegt.

Darüber hinaus ermöglicht die zentrale Erfassung eine bessere Abstimmung zwischen den Fachbereichen. So kann die Haushaltsabteilung prüfen, ob teure Geräte bereits in anderen Bereichen beschafft wurden und gegebenenfalls gemeinsam genutzt werden können. Auf diese Weise sollen Doppelbeschaffungen vermieden und Kosten reduziert werden.

Beschäftigte frühzeitig einbinden

Als wesentlichen Erfolgsfaktor bezeichnet Mete die frühzeitige Beteiligung der Beschäftigten. Bereits bei der Gestaltung der neuen Prozesse wurden unterschiedliche Fachbereiche und zentrale Einrichtungen einbezogen. Dazu gehörten unter anderem die Technischen Dienste, die Hochschulbibliothek, das Hochschulrechenzentrum und der Hochschulsport.

Auch die Schulungen spielten eine wichtige Rolle. Nach Angaben der Hochschule konnten die Fachabteilungen innerhalb einer Woche mit Workshops auf die neue E-Beschaffung vorbereitet werden. Inzwischen ist das Team in der Lage, neue Beschäftigte eigenständig in die Anwendungen einzuarbeiten. Entscheidend sei vor allem, bestehende Abläufe vor der technischen Umsetzung zu vereinheitlichen, betont Mete. Erst auf dieser Grundlage könnten digitale Workflows ihre Vorteile vollständig entfalten.

Personalverwaltung als nächster Schritt

Mit der Digitalisierung von Finanzbuchhaltung, Rechnungsbearbeitung und Beschaffung ist die Modernisierung der HTW-Verwaltung noch nicht abgeschlossen. Als nächsten Schritt bereitet die Hochschule die Einführung des Moduls MACH Personal vor. Damit sollen künftig auch Prozesse der Personalverwaltung stärker digitalisiert werden.

Das Beispiel der HTW Berlin zeigt, welche Effizienzgewinne durch die Verbindung einer integrierten ERP-Lösung mit standardisierten und automatisierten Verwaltungsprozessen möglich sind. Zugleich verdeutlicht es, dass die technische Einführung allein nicht ausreicht: Die Harmonisierung bestehender Abläufe und die Beteiligung der Beschäftigten sind wesentliche Voraussetzungen für eine erfolgreiche Verwaltungsmodernisierung.