GISAForschungsfinanzen im Griff

Drittmittelprojekte an Hochschulen, Forschungseinrichtungen und Universitätskliniken werden immer komplexer, die Berichtspflichten gleichzeitig strenger. Zudem wächst der Druck auf Finanz‑ und Controllingabteilungen, belastbare Zahlen liefern zu können. Ein digitales Forschungsmanagement schafft Transparenz und sorgt für klare, durchgängige Prozesse von der Antragstellung bis zum Projektabschluss. Der IT-Dienstleister GISA berichtet über die Herausforderungen im Finanz- und Drittmittelmanagement und zeigt praxisnah, wie sich diese mithilfe der Lösung Flexso Research Management Package bewältigen lassen.

Problematische Datensilos

In der Praxis stehen viele Einrichtungen vor ähnlichen Problemen: Zuständigkeiten sind verteilt, zentrale Plattformen fehlen, und zwischen Forschung, Verwaltung und Finanzabteilung entsteht hoher Abstimmungsaufwand. Unterschiedliche Vorgaben der Fördergeber und fragmentierte IT-Landschaften erschweren die Arbeit zusätzlich. Häufig entstehen Excel-Nebenrechnungen und Datensilos. Dadurch können Projekte in der Verwaltung unbekannt bleiben, Abrechnungen oder Forderungen fehlerhaft ausfallen oder eingereichte Abrechnungslisten nicht nachvollziehbar abgelegt werden. Das erhöht das Risiko von Beanstandungen bei Prüfungen durch Fördermittelgeber.

Durchgängig digitale Workflows sorgen für Übersicht

Wie GISA berichtet, kann ein durchgängiges digitales Forschungsmanagement diesen Problemen entgegentreten – es bildet den gesamten Projektlebenszyklus systematisch ab. So lassen sich mit dem Flexso Research Management Package sich Finanzierungsmodelle und Förderbedingungen strukturiert hinterlegen, internen Kostenarten zuordnen und Budgetplanungen regelbasiert aufsetzen. Mehrstufige Freigaben machen Genehmigungen nachvollziehbar, Änderungen werden versioniert dokumentiert. Für Finanzabteilungen von Hochschulen und anderen Forschungseinrichtungen ist vor allem die revisionssichere Dokumentation relevant: Beleglisten können für definierte Zeiträume erstellt und für Verwendungsnachweise genutzt werden. Prognosen und Dashboards zeigen ausgegebene, gebundene und verfügbare Mittel.

Effiziente Forschungsfinanzierung erklärt

Durch die digitale Abbildung relevanter Prozesse können manuelle Abstimmungen reduziert und Excel-basierte Nebenrechnungen vermieden werden. Finanz- und Drittmittelabteilungen könnten dadurch Zeit gewinnen, während Projektleitungen und Management mehr Transparenz und Planungssicherheit erhalten. Das digitale Forschungsmanagement verbindet also strukturierte Budgetplanung, revisionssichere Dokumentation und Prognosen in einer durchgängigen Lösung. In einem Webinar mit dem Titel Digitales Forschungsmanagement: Transparenz und Kontrolle aus Sicht der Finanzabteilung zeigt GISA, wie sich diese Prozesse in der Praxis umsetzen lassen und welchen Nutzen eine solche Lösung für Forschungseinrichtungen bieten kann.