Universität KonstanzStandardisierte, übergreifende Projektorganisation

Die Universität Konstanz, eine der führenden Exzellenzuniversitäten in Deutschland, hat erfolgreich die Projektmanagement-Software PLANTA eingeführt, um ihre internen Projekt- und Portfolioverwaltungsprozesse zu optimieren. Nun gibt der Karlsruher Hersteller der Software einen praxisnahen Einblick in die Ausgangssituation, die Ziele und die Lösungsansätze dieses Projekts.

Vor der Einführung dieser Software arbeiteten die zentralen wissenschaftsunterstützenden Einrichtungen der Hochschule dezentral und verwendeten unterschiedliche Ansätze und Werkzeuge, um ihre Projekte zu verwalten. Es gab keinen standardisierten Prozess, um Projekte einheitlich zu planen, zu steuern oder zu überwachen, was zu ineffizienten Abläufen führte. Daraus resultierte unzureichende Kontrolle über das gesamte Projektportfolio der Universität, was wiederum zu Ressourcenkonflikten, Überlastung der Projektverantwortlichen, Terminverzögerungen und mangelnder Überführung in die Linienprozesse führte. Die Universität sah sich auch mit Herausforderungen bei der transparenten Berichterstattung und der Beurteilung des Erfolgs von durchgeführten Projekten konfrontiert.

Ziele bei der Einführung von PLANTA

Mit der Einführung von PLANTA wollte die Universität Konstanz eine strategiekonforme und priorisierte Planung und Steuerung der Projekte erreichen. Eine datenbasierte Darstellung des Projektportfolios sollte sicherstellen, dass alle Projekte mit den strategischen Zielen der Institution in Einklang stehen. Als zentrale Anforderungen an die Lösung wurden Flexibilität und dynamische Reaktionen auf Veränderungen – insbesondere bei der Ressourcenplanung – definiert. Die Implementierung der Software sollte darüber hinaus eine standardisierte und transparente Berichterstattung gewährleisten, sodass der Fortschritt und die Leistung der Projekte kontinuierlich überwacht und kommuniziert werden können.

Begleitende strukturelle Änderungen

Im Zuge der Einführung der Software wurden auch neue Steuerungsrunden eingerichtet, darunter der Projektrat, Arbeitsgruppen und Lenkungskreise, um die Koordination der verschiedenen Projekte in den zentralen wissenschaftsunterstützenden Einrichtungen zu verbessern. Ein weiterer wichtiger Lösungsansatz war die Etablierung von Standards für die Berichtslegung, etwa für Projektskizzen, Statusberichte, Änderungsberichte und Projektabschlussberichte. Besonderes Augenmerk wurde zudem auf die Schulung der Mitarbeitenden gelegt, die in verschiedenen Projektmanagementmethoden unterwiesen wurden. Die Schulungsangebote wurden durch Impulsvorträge, wie beispielsweise zu Themen wie Kanban oder Retrospektiven, ergänzt.

Effizientere Projektarbeit

Neben diesen wichtigen strukturellen Änderungen bringt die Einführung der Softwarelösungen PLANTA project und PLANTA pulse an der Universität Konstanz bedeutende technische Unterstützung. Die Software ermöglicht eine klare Visualisierung des Projektportfolios, wobei Fortschritte und Verzögerungen transparent dargestellt werden. Die strukturierte Aufgabenbearbeitung erfolgt über Kanban-Boards, was die effiziente Zusammenarbeit in den Projektgruppen fördert. Besonders hilfreich ist die Darstellung von Meilensteinen und Abhängigkeiten, die eine präzise Projektplanung ermöglichen. So können Dank der standardisierten Prozesse Fortschritte in Quartals- und Abschlussberichten nachvollzogen werden, was die Projektsteuerung verbessert. Daniela Karipidis, Referentin für Projekt- und Projektportfoliomanagement an der Universität Konstanz, betont, dass durch die Einführung der Software Transparenz, Effizienz und Qualität der Projektarbeit erheblich gesteigert wurden. Die Universität kann nun Projekte besser planen und steuern und ihre strategischen Ziele effektiver umsetzen.