HessenDas Ende der Papierwirtschaft

Um die Vorgaben aus dem Onlinezugangsgesetz zu erfüllen, müssen komplexe Verwaltungsprozesse nicht nur digitalisiert, sondern auch medienbruchfrei miteinander verknüpft werden. Dazu zählen auch Antragsprozesse, die bisher mühsam per Hand bearbeitet wurden. Die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung (HZD) hat mit der sogenannten digitalen Antragsstrecke nun eine übergreifende Plattform für digitale Verwaltungsabläufe und Serviceprozesse in den hessischen Ministerien und Landesämtern geschaffen. Die Lösung, die laut HZD bundesweit Maßstäbe setzt, soll künftig die Antragsbearbeitung vereinfachen und beschleunigen. 60 Antragsprozesse in Hessen laufen bisher auf der digitalen Strecke der HZD – die Lösung ist aber für eine noch viel größere Anzahl von Anträgen konzipiert.

Modulares System aus einer Hand

Die digitale Antragsstrecke der HZD ist eine modulare Platform-as-a-Service(PaaS)-Lösung, die es Behörden ermöglicht, sämtliche Antragsprozesse vollständig digital und medienbruchfrei abzubilden. Das dafür notwendige System basiert auf drei jeweils als PaaS betriebenen Komponenten, die zusammen genommen die digitale Antragsstrecke bilden:

• Die digitale Antragserfassung DANTE ist die Einstiegsplattform, auf der Anträge digital veröffentlicht und bearbeitet werden können.
• Die Software FISBOX für die digitale Sachbearbeitung ermöglicht papierloses, teilautomatisiertes Arbeiten.
• Die technische Digitalisierungsplattform (kurz: TDP) ist eine modulare Plattform, die alle notwendigen Tools und Schnittstellen bereitstellt – vom Dokumentenmanagement bis zur sicheren digitalen Zustellung von Bescheiden.

„Die hessischen Ministerien und Landesämter finden bei uns alle Bausteine und Lösungen, die sie zur durchgängigen Digitalisierung ihrer Antragsprozesse ganz im Sinne des Ende-zu-Ende-Prinzips brauchen“, betont Petra Fritz, Bereichsleiterin im Anwendungsmanagement für Digitalisierungsplattformen bei der HZD.

Plattform für Alle

Die HZD entwickelte für DANTE zunächst zwei parallele Systeme: HessenDANTE, eine Lösung speziell für die hessischen Behörden, und EfADANTE, das im Rahmen von Einer-für-Alle-Leistungen konzipiert wurde. Hier war eine derart schnelle Implementierung gefragt, dass beide Plattformen zunächst getrennt entwickelt und betrieben wurden, um flexibel reagieren zu können. Ziel ist, beide Lösungen zukünftig zu einer zentralen Plattform zusammenzuführen, die sowohl für Hessen als auch für andere Bundesländer genutzt werden kann.

Nachdem ein Antrag über DANTE eingegangen ist, übernimmt die FISBOX die Bearbeitung. Die Software und die dazugehörige Sachbearbeitungskomponente ermöglicht eine papierlose, optimal strukturierte Bearbeitung nach dem Baukastenprinzip. Indem sie wiederkehrende Verwaltungsaufgaben maschinell abwickelt, spart die FISBOX Zeit. Unterstützt wird die Sachbearbeitung von technischen Komponenten, die wiederum über die TDP bereitgestellt werden.

Baukasten für den digitalen Antragsprozess

Die TDP ist eine Platform-as-a-Service-Lösung und stellt eine Vielzahl technischer Bausteine zur Verfügung. „Die TDP hat eine zentrale Drehscheibenfunktion, indem sie diverse Komponenten und die nötigen Schnittstellen zu Systemen bereitstellt – in der HZD, aber auch von anderen Bundesländern“, erklärt José Gaspar, der den Betrieb der Plattform verantwortet. Insgesamt 12 Komponenten und Schnittstellen werden aktuell über die TDP bereitgestellt, um den Antragsprozess zu unterstützen. Darunter sind etwa ein Rückkanal für die rechtssichere Zustellung von Bescheiden, ein Virenscanner, der eingereichte Dokumente prüft, der AmtsMailer zur rechtssicheren Übermittlung von Behörden-Informationen und verschiedene Schnittstellen. Mögliche Erweiterungen sind bereits geplant. So sollen in Zukunft KI-gestützte Assistenten die Sachbearbeitung unterstützen, etwa durch Plausibilitätsprüfungen.

Viele Module sind cloud-ready

Mit der All-in-One-Lösung stehen alle Basis-Tools bereit, die für digitalisierte Antragsprozesse gebraucht werden. Darüber hinaus betreut die HZD die Einführung dieser Tools – von der Business- und Anforderungsanalyse über die Projektleitung und die Umsetzung bis hin zum Betrieb und dem Änderungsmanagement und nicht zuletzt um die Sicherheitsanforderungen einer modernen IT-Infrastruktur zu erfüllen. „Dafür haben wir hochgradig qualifiziertes Personal und starke Entwicklungsteams im Rücken. Einen vergleichbaren Service wie die digitale Antragsstrecke gibt es momentan noch in keinem anderen Bundesland“, so Petra Fritz. Dabei sieht die HZD auch Potenzial für den überregionalen Einsatz ihrer Lösungen. In Zukunft sollen die Bausteine der TDP über die Deutsche Verwaltungscloud als Platform as a Service angeboten werden.