PG DITInnovation aus der Verwaltung für die Verwaltung

Vor knapp einem Jahr hat die agile Projektgruppe „Konzeption und Aufbau eines Digital Innovation Teams / E-Government-Agentur“ (PG DIT) die Arbeit im Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) aufgenommen. Als Kern einer künftigen E-Government-Agentur ist sie dabei zentraler Anknüpfungspunkt für Innovatoren aus Wirtschaft, Verwaltung und Zivilgesellschaft und bringt digitale Akteure zusammen. Die Nachfrage nach neuen Arbeitsweisen und Methoden war dabei im ersten Jahr aufseiten der Verwaltungsmitarbeiter überwältigend. Schon heute gibt es in vielen Bereichen innovative Vorkämpfer sowie spannende Digitalisierungsprojekte. Als verwaltungsinternes Team steht das DIT im direkten Austausch mit Beschäftigten aller Ebenen der Bundesverwaltung.
Bundes-CIO und Staatssekretär im Bundesinnenministerium Klaus Vitt, der die Projektgruppe initiiert hat, sagt: „Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Digital Innovation Team arbeiten in selbstorganisierten Teams. Sie wissen aus erster Hand, wie schwierig es ist, neue Arbeitsmethoden einzuführen und wie wichtig eine Öffnung hin zu mehr innovativen Ansätzen ist. Die digitale Transformation muss von innen heraus vorangetrieben werden. So steigern wir die Akzeptanz und ermöglichen einen nachhaltigen Kulturwandel in der Bundesverwaltung.“

Befähigung zu agilem Arbeiten

Das Digital Innovation Team erklärt dabei nicht nur anderen, wie sie innovativer werden und neue Arbeitsweisen in die öffentliche Verwaltung bringen können. Die Projektgruppe arbeitet auch selbst agil und hierarchiefrei und fördert durch ihre Arbeit ein Innovation Mindset bei den Mitarbeitern. Denn für das DIT ist klar, dass der von Staatssekretär Vitt betonte Kulturwandel die Voraussetzung ist, um nicht-vorhersehbare Herausforderungen in der Verwaltung zu meistern, für die es noch keine Blaupausen gibt. Der Wissenstransfer und die Befähigung der Verwaltungsmitarbeiter zu agilem Arbeiten ist daher eine der Kernaufgaben. In über 30 Workshops und Vorträgen hat das Team bereits Wissen über agile Methoden geteilt und mehr als 150 innovative Ideen für die Verwaltung der Zukunft gemeinsam mit den verschiedenen Partnern entwickelt.

Interner Akteur

Um Innovation anhand konkreter Beispiele erlebbar zu machen und in die Breite zu tragen, begleitet das DIT Projekte und berät bei der Strategiefindung sowie beim Aufbau von Innovationseinheiten. Dazu werden verschiedene Kreativformate genutzt: von kurzen Impulsvorträgen über agile Methoden oder New Work bis hin zu längeren Workshops, in denen gemeinsam konkrete Fragestellungen und Probleme angegangen und Prototypen erstellt werden. In Kooperation mit Partnerbehörden wurden zudem in mehrwöchigen Projekten innovative Services gestaltet. Dabei unterstützt das Digital Innovation Team bis zur Umsetzung konkreter digitaler Produkte und teilt als interner Akteur auch stets das Wissen mit den Partnerbehörden. Denn die Mitarbeiter sollen ja befähigt werden, künftig komplexe Problemstellungen mithilfe agiler Methoden selbst zu lösen. So soll ein Netzwerk von innovativen Multiplikatoren in der Bundesverwaltung geschaffen werden.

Aktuelle Projekte mit Partnerbehörden

Mit dem Bundesverwaltungsamt arbeitet das DIT aktuell an einem Personal-Matching-Tool für das Beratungszentrum Bund. Das Tool schafft Transparenz über die anstehenden Projekte sowie die Interessen und Entwicklungswünsche der Mitarbeiter und verbessert somit den Matching-Prozess von Beratern und Projekten. Dabei geht das Digital Innovation Team immer nutzerzentriert vor, um Lösungen zu finden, die einen wirklichen Mehrwert für die Beschäftigten bieten. Das DIT arbeitet ergebnissoffen und sucht die Lösung, die den Ansprüchen der Partnerbehörde am besten entspricht. Außerdem wird das Methoden- und Projekt-Management-Wissen stets offen geteilt.
Mit dem Service Center des Bundesamts für Migration und Flüchtlinge arbeitet die Projektgruppe daran, innovative Lösungen zu finden, um die an die Behörde gestellten Anfragen besser und effizienter beantworten sowie die Beschäftigten bei ihrer Arbeit unterstützen zu können. Mithilfe von verschiedenen Design-Thinking-Methoden hat das DIT dabei zunächst das Problem und die Anforderungen erfasst und in weiteren Schritten verschiedene digitale Lösungsmöglichkeiten erarbeitet. Das Team hat für solche Projekte einen eigenen Innovationsprozess entwickelt, der an die Bedürfnisse der Verwaltung angepasst ist. Teil davon ist auch die Unterstützung bei der Umsetzung. Die Partnerbehörde wird also auch über die Erstellung von Prototypen hinaus begleitet.

Eine Frage des Mindsets

Mit der Corona-Krise erleben wir gerade, was es bedeutet, wenn plötzlich Lösungen für nie dagewesene Probleme benötigt werden. Neue Arbeitsweisen und agile Methoden sind dazu da, sich schnellstmöglich an rasant wandelnde Situationen anzupassen. Zusätzlich sind sie die Voraussetzung für Innovation und Digitalisierung. Das DIT will diese Chance nutzen, denn in zugespitzten Zeiten zeigt sich die Verwaltung als besonders innovativ und offen für neue Ansätze. Jedoch ist nicht die Krise selbst entscheidend, sondern das Bewusstsein, dass etwas geändert werden muss. Denn Innovation ist am Ende eine Frage der Kultur, des Mindsets.
Die Mitarbeiter im Digital Innovation Team bilden sich durch ihre Arbeit ständig weiter. Aktuelle Informationen über Projekt- und Innovationsmanagement sowie neue Arbeitsmethoden in der Verwaltung stellt das DIT dabei auf seiner Website frei zur Verfügung.