CAS/ProcilonKooperation für elektronischen Rechtsverkehr

Der Spezialist für IT-Sicherheitstechnologie Procilon kooperiert jetzt mit dem CRM-Spezialist CAS. Wie Procilon mitteilt, werden die gemeinsamen Lösungen die Prozesse in Verbänden von der Rechtsberatung ihrer Mitglieder bis hin zum elektronischen Rechtsverkehr mit Gerichten und Einrichtungen der Justiz erleichtern. Durch den Einsatz der Verbandslösung CAS netWorks von CAS und der Software-Komponente von Procilon werde das Senden und Empfangen von Nachrichten im elektronischen Rechtsverkehr rechtskonform und benutzerfreundlich in Outlook vorgenommen. Die Procilon-Lösung proTECTr übernehme im Rahmen der Gerichtskommunikation die Funktion, Nachrichten zu ver- und entschlüsseln. Darüber hinaus übernehme sie Aufgaben zum Integritätsschutz und zum Herkunftsnachweis durch Erzeugung und Prüfung elektronischer Signaturen.

Vereinfachung der Rechtsberatung

In der täglichen Praxis bedeute das: Der Einsatz von CAS netWorks vereinfache die Rechtsberatung deutlich. Verbände könnten direkt in ihrer Verbandslösung beispielsweise schnell und einfach einen Vorgang für jede Rechtsberatung anlegen, Fristen hinterlegen, Kontakte und Daten verknüpfen oder E-Mails archivieren. Damit seien alle Informationen sowohl in der Mitgliederakte als auch in jeder spezifischen Akte einer Rechtsberatung abgelegt. Auch mobil seien Daten per Smartphone und Tablet jederzeit on- und offline im Zugriff. 
Cockpits böten einen schnellen Überblick zu laufenden Beratungen und anstehenden Fristen, die bei Bedarf vom System überwacht werden können. Über Auswertungen seien aktuelle Entwicklungen und Trends sofort erkennbar.

eBO als verpflichtend

Procilon weist darauf hin, dass bereits jetzt die Gerichte auf elektronischen Rechtsverkehr bestehen. Hierbei käme das elektronische Bürger- und Organisationenpostfach (eBO) zum Einsatz. Dieses sei ein sicherer Übermittlungsweg, der den sicheren Versand digitaler Dokumente sowohl an Gerichte als auch die Zusendung von Nachrichten durch die Gerichte an eBO-Inhaber ermöglicht. Nötig seien für Anwender eine Identitätsbestätigung und ein entsprechender Eintrag im Verzeichnisdienst SAFE sowie eine passende Sende- und Empfangssoftware. Bereits heute erledigten Gerichte ihre Kommunikation bevorzugt auf digitalem Weg. „Die zwischen den Herstellern abgestimmte Verbindung von zwei Lösungen ist für Anwender immer der beste Weg. Wenn das dann auch noch über eingesetzte Software erfolgt, mit der man täglich umgeht, ist ein Optimum bei der Akzeptanz und ein Minimum an Einarbeitungsaufwand erreicht “, sagt Marco Fischer, Bereichsleiter Innovation von Procilon. „Im Moment befinden wir uns in einer Art Übergangsphase – spätestens aber am 1. Januar 2026 ist nur noch elektronische Post möglich. Erste Gerichte streben bereits heute eine vollständige Kommunikation über den elektronischen Rechtsverkehr an.“

Einrichtung des Postfachs

Procilon zufolge ist die Einrichtung des elektronischen Postfachs für Verbände denkbar einfach. Lediglich die Identifikation müsse vom Verband persönlich über den Notar vorgenommen werden. Insgesamt bringe die Nutzung des elektronischen Rechtsverkehrs mehrere Vorteile: So diene ein Vertrauenswürdiger Herkunftsnachweis 2 (VHN2) bei jedem Versand als Bestätigung, dass der Absender der richtige ist. Des Weiteren transportiere der laut Verordnung vorgeschriebene XJustiz-Datensatz das Aktenzeichen und ermögliche so die automatische Zuordnung zur Akte sowohl im Verband als auch bei Gericht. Schließlich würden Datenschutz und Vertraulichkeiten über das System gesichert. Der Transport über das unsichere Internet sei zukünftig sicher dank Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
eBO-Nutzer, die mit Fristen arbeiten und Dokumente vor Fristende einreichen müssen, sind laut Procilon künftig über die elektronische Einlieferungs-Quittung abgesichert. Das System liefere einen Antwortschein, der wie eine Art Einschreiben funktioniert, automatisch bei jedem Versand.
Die Kontaktdaten der Gerichte würden beim E-Mail-Versand aus Outlook heraus im Adressverzeichnis der Justiz ermittelt. Alles in allem unterscheide sich die Übermittlung einer Nachricht im elektronischen Rechtsverkehr kaum von der üblichen E-Mail-Bearbeitung. Lediglich die über ein Outlook-Add-in gesteuerte Erzeugung des XJustiz-Datensatzes sei ein zusätzlicher Arbeitsschritt.