UnternehmensgründungOnline zum Notar

Wer eine GmbH oder eine UG (haftungsbeschränkt) gründen möchte, kann dies ganz einfach und bequem von zu Hause aus tun. Ein Notartermin vor Ort ist seit Sommer 2022 nicht mehr notwendig. Benötigt werden lediglich ein Laptop, ein Smartphone und ein aktuelles Ausweisdokument mit Lichtbild und eID-Funktionalität wie Personalausweis, Reisepass oder Unionsbürgerkarte. Bei der Konzeption und Neuentwicklung des sicheren notariellen Onlineverfahrens im Gesellschaftsrecht hat die Bundesnotarkammer mit dem IT-Dienstleister adesso zusammengearbeitet.

Am 1. August 2022 wurde in Deutschland erstmals eine GmbH online gegründet. Dies ist ein Meilenstein in der Digitalisierung des Notariats. Die Beurkundung erfolgte in einer Videokonferenz mit einem Gründer aus Berlin und einem Notar aus München. Seitdem sind GmbH-Gründungen bequem digital möglich. Gleichzeitige Beurkundungen mit fünf und mehr Gründern sind keine Seltenheit. Auch Anmeldungen zum Handels-, Partnerschafts- und Genossenschaftsregister sind seitdem online möglich.

Damit hat die Bundesnotarkammer die EU-Richtlinie 2019/1151 zur Einführung von Onlineverfahren im Gesellschaftsrecht sowie das Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) und das Gesetz zur Ergänzung des Gesetzes zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie und zur Änderung weiterer Vorschriften (DiREG) fristgerecht umgesetzt.

Die dafür notwendige Lösung hat der IT-Dienstleister adesso für die Bundesnotarkammer im Rahmen eines dreijährigen Softwareentwicklungsprojekts mit einer vorgeschalteten dreimonatigen Konzeptions-, Design- und Prototypenphase entwickelt. Der smarte und sichere Lösungsansatz besteht aus einer Webanwendung sowie einer zugehörigen nativen Smartphone-App für iOS und Android. Über die zentrale Kernkomponente der Webapplikation können die für eine Unternehmensgründung wichtigen Daten und Dokumente erfasst werden.

Sichere Lösung mit hohem Vertrauensniveau

Ein besonderer Fokus liegt dabei auf dem initialen Registrierungsprozess der Nutzerinnen und Nutzer sowie der Verwaltung und Authentifizierung ihrer Daten auf einem hohen Vertrauensniveau. Zur Identifikation wird die Onlinefunktion des Personalausweises genutzt, der mithilfe der mobilen Notar-App sowie eines generierten QR-Codes über Smartphone und NFC ausgelesen wird. Alle zur Identifikation notwendigen Daten werden direkt aus dem eID-Chip des Ausweises ausgelesen, verifiziert und dem Notar zur Verfügung gestellt. Für die notwendige zweistufige Identifizierung des Bürgers oder Gründers kann der Notar während des Beurkundungstermins das Lichtbild aus dem Personalausweis oder einem anderen geeigneten Ausweisdokument auslesen und mit dem Videobild abgleichen.

Sicherheit und Datenschutz haben bei diesem System oberste Priorität und werden allen Anforderungen, strengen Sicherheitsauflagen und gesetzlichen Bestimmungen gerecht. Integrierte Sicherheitsmechanismen wie das zweistufige Identifizierungsverfahren und die Einbindung der qualifizierten elektronischen Signatur tragen dazu bei. Durch die Integration der Online-Ausweisfunktion mit dem Auslesen des elektronischen Personalausweises zur Identifizierung erreicht der Dienst auf Seiten des Notars somit ein Höchstmaß an Vertrauen und erfüllt die Vorgaben der eIDAS-Verordnung (Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates). 

Die für das Notarverfahren und seine Prozesse erforderlichen Dokumente und Daten werden zur Gewährleistung der absoluten Vertraulichkeit verschlüsselt auf Servern ausschließlich in Deutschland gespeichert. Die Notarseite ist über ein von adesso erstelltes Modul in die BNotK-eigene Software XNP integriert, die als Basisanwendung der Bundesnotarkammer allen Notarinnen und Notaren sowie den Notarkammern zur Verfügung gestellt wird.

Einfache und intuitive Bedienbarkeit

Die Handhabung des Bürgeridentifikationssystems ist sehr einfach. Dem Gründer steht eine Benutzeroberfläche zur Verfügung, mit deren Hilfe alle Schritte der Vorgangsdatenerfassung durchgeführt werden. Für die spätere digitale Vertragsunterzeichnung ist eine Fernsignatur erforderlich, die einmalig auf Basis der ausgelesenen eID-Daten über ein Signaturzertifikat beantragt und im Nutzerportal der Bundesnotarkammer verwaltet wird.

Weitere natürliche oder juristische Personen können dem Gründungsvorgang als Gesellschafter oder Geschäftsführer hinzugefügt werden. Nach Eingabe aller für die Gründung erforderlichen Dokumente und Angaben kann eine Suche nach zuständigen Notarinnen und Notaren gestartet werden. In der Regel werden Vorschläge anhand des Firmensitzes ermittelt, es ist aber auch eine individuelle Suche möglich. Eine hilfreiche Funktion, wenn beispielsweise die Gründungsdokumente in einer anderen Landessprache als Deutsch verfasst werden sollen und ein Notar oder eine Notarin mit entsprechenden Sprachkenntnissen gesucht wird. Über einen integrierten Chat können Notar und Nutzer direkt über die Anwendung miteinander in Kontakt treten, um sich über den Vorgang auszutauschen und Termine für Beratungen oder Beurkundungen zu vereinbaren.

Die Termine werden über eine integrierte Videokonferenzlösung durchgeführt. Der gesicherte Zugang zu den Konferenzräumen erfolgt erst nach Prüfung der Zugangsberechtigung und Autorisierung aller Teilnehmer. Alle wichtigen Dokumente stehen in einem gesicherten persönlichen Bereich zur Verfügung. Innerhalb der Videokonferenz stellt der Notar die Urkunden über ein integriertes Dokumenten-Sharing zur Verfügung. Die Urkunde wird vorgelesen und der Nutzer wird anschließend aufgefordert, eine Fernsignatur – die rechtssichere digitale Unterschrift – zu leisten. Abschließend wird die Urkunde vom Notar elektronisch signiert und in das Elektronische Urkundenarchiv der Bundesnotarkammer hochgeladen.

Digitalisierung des Notariats

Nach dem erfolgreichen Start wurde das notarielle Onlineverfahren mithilfe von adesso nochmals erweitert und ein weiterer Meilenstein bei der Digitalisierung der Fachverfahren im Gesellschaftsrecht erreicht. Ab dem 1. August 2023 können auch Anmeldungen zum Vereinsregister digital eingereicht und eine GmbH oder UG mit Sacheinlage gegründet werden (Sachgründung). Aber auch einstimmige Gesellschafterbeschlüsse über Satzungsänderungen einer GmbH/UG können online beurkundet werden, einschließlich Kapitalmaßnahmen wie Erhöhung oder Herabsetzung des Stammkapitals sowie Änderungen des Gesellschaftsvertrags. Ab dem 1. Januar 2024 ist auch die Beglaubigung aller Anmeldungen zum Handelsregister mittels des notariellen Video-Kommunikationssystems zulässig.

Die Erfolgsgeschichte geht weiter. Neben der Wartung und Pflege des bestehenden Systems unterstützt adesso die Bundesnotarkammer weiterhin bei der Umsetzung und Digitalisierung der sicheren notariellen Onlineverfahren im Gesellschaftsrecht.