MACHBundespolizei reduziert Beschaffungsaufwand

[06.07.2021] Eine neue Software-Lösung des Unternehmens MACH setzt die Bundespolizei ein. Die Anwendung strukturiert Abläufe rund um den E-Rechnungsprozess und reduziert so den Arbeitsaufwand.

In einem Webinar der Firma MACH haben Ralph Neudecker und Stefan Deterling die Möglichkeiten der Automatisierung von Beschaffungs- und Rechnungsprozessen am Beispiel der Bundespolizei aufgezeigt. Jahr für Jahr löse die Beschaffung in der öffentlichen Verwaltung Bestellungen von Produkten oder Dienstleistungen im Wert von mehreren Hundert Milliarden Euro aus. Um einen effizienten und fehlerfreien Ablauf der dafür notwendigen Prozesse zu gewährleisten, setzen immer mehr Behörden auf digitalisierte Abläufe. Die Automatisierung dieser Prozesse könne dabei helfen, Potenziale bei den Themen Schnelligkeit, Sicherheit und Vereinfachung zu heben. „Denn durch die vielen notwendigen Entscheidungen in den Prozessen sind diese heutzutage sehr komplex und erfordern immer noch viel manuelle Arbeit“, sagt Digitalisierungsexperte und Vertriebsberater Ralph Neudecker. Für die Automatisierung müssen allerdings bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. „Zunächst ist die Digitalisierung von Daten und Prozessen erforderlich. Solche Daten können beispielsweise in E-Akten oder ERP-Systemen bereitgestellt werden“, erklärt Produktmanager Stefan Deterling.

Automatisierte Laufweg-Steuerung

Bei der Digitalisierung von Prozessen habe sich die grafische Spezifikationssprache BPMN 2.0 als Standard zur Modellierung und Ausführung von Geschäftsprozessen etabliert. Darauf aufbauend könne die regelbasierte Automatisierung erfolgen. Dazu gehören entsprechende Expertensysteme (Business Rule Engine – BRE), die Entscheidungen vordefinieren. Die neue Lösung MACH live! smartDecision greife schließlich auf die Daten des Beschaffungs- und Rechnungsprozesses in der MACH Software zu. Stefan Deterling erläutert: „Auf Basis der Daten, beispielsweise einer Bedarfsanforderung, einer Bestellung oder Eingangsrechnung, werden Geschäftsregeln für von Maschinen lesbare Regelwerke festgelegt.“ Die Ergebnisse führen dann zur Laufweg-Steuerung oder der so genannten Lane-Belegung, also der Zuweisung von Rollen. Die automatisierte Laufweg-Steuerung könne beispielsweise festlegen, wer Entscheidungen fällt. Bei der Prozessdefinition können die Ergebnisse der ursprünglichen Prüfung im weiteren Verlauf immer wieder genutzt werden. Auch das Erstellen von Entscheidungstabellen helfe bei der Automatisierung. Übersteige ein Betrag die Entscheidungskompetenz von Team-Leitern, müssen die Abteilungsleiter die Bestellung abzeichnen. Bei der E-Rechnung helfen sie, die automatische Lane-Belegung beim Rechnungseingang und der Validierung zu gewährleisten. Für Stefan Deterling liegen die Vorteile automatisierter Prozesse dabei klar auf der Hand: „Einfachheit, Anpassbarkeit, Wiederverwendbarkeit, Konformität. Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, also die Revisionssicherheit, wird durch MACH live! smartDecision gewährleistet. Automatisierte Entscheidungen können lückenlos nachvollzogen werden.“

Bundespolizei reduziert Aufwand

Die Bundespolizei ist laut Unternehmensangaben langjähriger Kunde von MACH. Bei der Behörde gibt es laut Ralph Neudecker 80 Betriebswirtschafter und Betriebswirtschafterinnen, 80 Leitweg-IDs, 80 Rechnungsempfangsstellen sowie unterschiedliche Standorte für den Rechnungseingang und die -bearbeitung. Die Bundespolizei nutze bereits den vom Bundesinnenministerium ausgerollten Referenzprozess E-Rechnung. „Trotzdem ergab sich immer noch ein großer manueller Zuordnungsaufwand, etwa bei der Frage: Welche Struktureinheit ist zuständig?“, sagt Ralph Neudecker. Mit MACH live! smartDecision nutze die Bundespolizei nun Entscheidungstabellen im E-Rechnungsprozess. Damit gebe es eine automatisierte Zuordnung der richtigen Struktureinheit mit der Leitweg-ID der E-Rechnung als Entscheidungskriterium. So konnte der Arbeitsaufwand deutlich verringert werden: Die manuelle Zuordnung der E-Rechnung an die weiteren Mitzeichner entfalle. MACH live! smartDecision wird für die Behörde perspektivisch weiter ausgebaut. So sollen künftig auch bei der E-Beschaffung Entscheidungstabellen verwendet werden. Durch den Einsatz etwa der Haushaltsstelle als Input-Parameter könne der weitere Laufweg automatisiert definiert werden.

Das bringt die Zukunft

Da die Technisierung ungebremst fortschreitet, gab Stefan Deterling im Webinar bereits einen Ausblick auf die weiteren Pläne von MACH. Künftig sollen demnachh automatische Feldbelegungen bei der automatischen Laufwege-Steuerung innerhalb der E-Beschaffung und bei der Prüfung und Mitzeichnung der E-Rechnung zum Einsatz kommen. Wie eingangs erwähnt, folge auf die Digitalisierung als Voraussetzung die regelbasierte Automatisierung. „In Zukunft wird es die intelligente Automatisierung geben. Dynamische Vorhersagemodelle lernen aus ihrer Erfahrung, maschinelles Lernen, künstliche Intelligenz und Robotic Process Automation schauen wir uns deshalb auch schon an“, erklärt Deterling.





Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich: E-Procurement
Das Bild zeit das Logo der Webinar-Reihe Kommune21 im Gespräch

Live-Webinar „Kommune21 im Gespräch“: Synergien bei Ausschreibungen

[02.02.2024] In der Webinar-Reihe „Kommune21 im Gespräch“ geht es am 7. März 2024 um Synergien zwischen Ausschreibungen der öffentlichen Hand und Online-Marktplätzen. Ralf Togler und Andreas Pokropp von der Einkaufsgemeinschaft KoPart sowie Monika Schmidt von der TEK-Service AG diskutieren über die innovative Kombination von Ausschreibungsverfahren und Marktplatzmodellen. mehr...

Thüringen: E-Vergabe-Plattform etabliert

[11.01.2024] Im Jahr 2023 wurden 2.304 Ausschreibungen auf der E-Vergabe-Plattform des Freistaats Thüringen veröffentlicht. Die Landesvergabeplattform ist in einen Kooperationsverbund mit der Bundesverwaltung und mehreren Bundesländern eingebunden. mehr...

Hamburg: Vereinfachte Vergabe

[04.01.2024] Durch eine Experimentierklausel werden die Vergabeverfahren der Freien und Hansestadt Hamburg bis zu einem bestimmten Auftragswert deutlich vereinfacht. mehr...

E-Vergabe: Reibungsloser Start der eForms


[18.12.2023] Im Rahmen des digitalen Wandels des öffentlichen Auftragswesens spielen die eForms als neuer Veröffentlichungsstandard innerhalb der EU eine wichtige Rolle. Über die Vergabeplattformen von RIB Software sind in den ersten sechs Wochen seit dem Start bereits mehr als 1.000 eForm-Veröffentlichungen erfolgt. mehr...

CGI: Volldigitales Wettbewerbsregister

[06.12.2023] Um den fairen Wettbewerb im öffentlichen Auftragswesen zu sichern, betreibt das Bundeskartellamt das Wettbewerbsregister. Dafür hat CGI jetzt als eines der ersten volldigitalen Register der öffentlichen Verwaltung ein durchgängig digitalisiertes Fachverfahren entwickelt. mehr...

adesso: Mitarbeit an Beschaffungsplattform

[04.12.2023] Die Plattform „Datenservice Öffentlicher Einkauf“ soll für Transparenz bei öffentlichen Ausschreibungen sorgen und entspricht der aktuellen EU-Durchführungsverordnung, die den Standard eForms-DE vorschreibt. adesso hat das Beschaffungsamt bei der Umsetzung zentraler Komponenten unterstützt. mehr...

Bundesverwaltung: Zentrales Beschaffungs-Management

[31.08.2023] Für das Haushalts- und Beschaffungs-Management der Bundesverwaltung liegt eine erste, vollständig zentrale digitale Lösung vor. Das ERP Bundestemplate SAP S/4HANA ist Ende zu Ende digitalisiert und läuft als SaaS auf der Bundescloud. mehr...

bericht

eWarenhaus Berlin: Strategischer Einkauf

[08.05.2023] Strategische Mehrwerte lassen sich bei der elektronischen Beschaffung durch die Kombination von Rahmenverträgen und der Nutzung von Marktplätzen erzielen. Dies gilt für das eWarenhaus Berlin, das mittlerweile von vielen Dienststellen und fast allen Berliner Bezirken genutzt wird. Möglich wurde das Projekt durch die Einbindung des Einkaufsdienstleisters TEK-Service. mehr...

Vergabe: Datenschutz im Blick haben

[04.05.2023] Eine Orientierungshilfe zum Thema Datenschutz als Kriterium im Vergabeverfahren hat der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz veröffentlicht. Das Papier soll Kommunen und staatlichen Behörden helfen, kostspielige Fehlgriffe bei der Beschaffung zu vermeiden. mehr...

BeschA: Neuer Rahmenvertrag mit MACH

[19.04.2023] Eine neue Rahmenvereinbarung mit MACH hat das Beschaffungsamt des Bundesinnenministeriums (BeschA) geschlossen. In diese ist auch ein Beschaffungs-Self-Service aufgenommen worden. mehr...

BeschA: Erfolgreiches Geschäftsjahr

[23.03.2023] Das Beschaffungsamt des BMI (BeschA) hat im vergangenen Geschäftsjahr ein Auftragsvolumen von knapp 5,2 Milliarden Euro erreicht. Drei Viertel der Vergabeverfahren entfielen auf IT-Dienstleistungen und IT-Technik. mehr...

Neue zentrale Serviceplattform bündelt Bekanntmachungsdaten aus öffentlichen Ausschreibungen.

EfA-Plattform: Datenservice öffentlicher Einkauf

[06.02.2023] Der Datenservice Öffentlicher Einkauf bündelt veröffentlichungspflichtige Bekanntmachungen zu Vergabeverfahren von Bund, Ländern und Kommunen an zentraler Stelle, um Bietenden den Zugang zu öffentlichen Ausschreibungen zu erleichtern. Der Service steht nun zur Nachnutzung bereit. mehr...

Vergaberecht: Konsultation zur Reform

[23.01.2023] Öffentliche Vergabeverfahren sollen künftig einfacher, digitaler und schneller ablaufen. In den nun gestarteten Transformationsprozess kann sich die Öffentlichkeit mit Vorschlägen und Ideen einbringen. mehr...

EVB-IT-Novelle: Open Source Software einfacher beschaffen

[15.11.2022] Die EVB-IT sollen die Beschaffung von Hardware, Software und IT-Services durch die öffentliche Hand erleichtern – gehen aber nicht auf Open Source Software ein. Nun werden die Vertragsvorlagen überarbeitet. Eine Workshop-Reihe, an der auch die OSBA teilnahm, bildete den Auftakt. mehr...

In der Webinar-Reihe „Kommune21 im Gespräch“ geht es am 18. Oktober 2022 um die Digitalisierung der öffentlichen Beschaffung am Beispiel des eWarenhauses Berlin.

Webinar „Kommune21 im Gespräch“: Gewinn durch digitalen Einkauf

[06.10.2022] In der Webinar-Reihe „Kommune21 im Gespräch“ geht es am 18. Oktober 2022 um die Digitalisierung der öffentlichen Beschaffung am Beispiel des eWarenhauses Berlin. Im Gespräch mit Achim Florin, Polizei Berlin, André Schwarz vom Marktplatzbetreiber Unite und Monika Schmidt vom Dienstleistungsunternehmen TEK-Service arbeitet Kommune21-Chefredakteur Alexander Schaeff die Funktionsweise und die Vorteile des elektronischen Einkaufs heraus. mehr...