E-Rechnungs-GipfelPflicht nimmt Form an

Rund um die Themen E-Rechnung und Meldesystem gibt es aktuell regulatorische und marktgetriebene Entwicklungen, die auch die Kommunen in Deutschland betreffen werden. Noch gibt es hierzulande keine einheitliche gesetzliche Regelung für das Erstellen, Versenden und Empfangen von E-Rechnungen. Ausschließlich elektronische Rechnungen nehmen allerdings seit November 2022 die öffentlichen Auftraggeber des Bundes und in Bremen an. Baden-Württemberg, das Saarland sowie die Freie und Hansestadt Hamburg verfahren seit Januar 2022 so, Mecklenburg-Vorpommern seit April 2023. Hessen und Rheinland-Pfalz ziehen im kommenden Jahr nach. In Ländern wie Brandenburg wird die elektronische Rechnungsstellung dann ab Januar 2025 Pflicht. Mit der XRechnung und ZUGFeRD stehen dabei zwei E-Rechnungsformate zur Verfügung, die den Anforderungen der EU-Norm EN16931 entsprechen.
Der Rest der Länder erfüllt die EU-weite Minimalverpflichtung, zumindest elektronische Rechnungen empfangen zu können. Der Anteil an maschinenlesbaren Rechnungen verharrt hier im marginalen Bereich – erreicht aber auch bei den Spitzenreitern keine 100 Prozent. Eine Verpflichtung zum Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen oder mit dem Endverbraucher waren bislang nicht in Sicht. Das könnte sich bald ändern.

Vorschlag zur Änderung der MwStSystRL

Denn die EU-Kommission veröffentlichte am 8. Dezember 2022 ihren Vorschlag zur Änderung der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie (MwStSystRL, Richtlinie 2006/112/EG) und der dazugehörigen Durchführungsverordnungen im Rahmen der Initiative VAT (Value Added Tax) in the Digital Age (ViDA). Der Vorschlag für das Gesetzgebungspaket besteht aus drei Säulen und beinhaltet unter anderem Regelungen zu Meldepflichten von umsatzsteuerrelevanten Informationen und die verpflichtende Ausstellung von elektronischen Rechnungen bei grenzüberschreitenden Lieferungen und Leistungen.
Gemäß der ersten Säule der ViDA-Initiative soll die Modernisierung der Mehrwertsteuerpflichten vorangetrieben werden, etwa durch die Einführung eines Meldesystems auf Einzeltransaktionsbasis oder die verpflichtende E-Rechnung für grenzüberschreitende Sachverhalte. Eine E-Rechnung wäre dann spätestens zwei Tage nach der Entstehung des Geschäftsvorfalls auszustellen. Anschließend sollen die meldepflichtigen Informationen der E-Rechnung innerhalb von zwei Tagen an die zentrale EUPlattform (central VIES) zu melden sein. Ein positiver Effekt: Damit entfiele die zusammenfassende Meldung. Auch Rechnungsempfänger müssten spätestens zwei Tage nach Rechnungsempfang alle meldepflichtigen Informationen an die Finanzverwaltung übermitteln. Sammelrechnungen sollen künftig nicht mehr erlaubt sein. Die Anwendbarkeit wird ab dem 1. Januar 2028 vorgeschlagen.

Erweiterung der E-Rechnungsbestandteile

Eine weitere Änderung, die ab 2028 vorgesehen ist: Die Erweiterung der E-Rechnungsbestandteile um das Konto, auf dem die Zahlung gutgeschrieben wird, um den Fälligkeitszeitpunkt und bei Storno um einen Bezug auf die ursprüngliche Rechnung. Der Vorschlag sieht zudem vor, dass bereits bestehende nationale Clearance- und Reportingsysteme bis zum 1. Januar 2028 konvergent mit dem zentralen EU Digital Reporting System sein sollen.
Bereits zum 1. Januar 2024 soll nur diejenige elektronische Rechnung als solche gelten, die „in strukturiertem, elektronischem Format erstellt wird und somit eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Zeitgleich soll die bisher verpflichtende Zustimmung des Empfängers zum Empfang elektronischer Rechnungen entfallen. Der beschriebene Gesetzgebungsentwurf geht nun in das Gesetzgebungsverfahren und muss von den 27 Mitgliedstaaten einstimmig beschlossen werden. Eine Einigung scheint im Laufe des Jahres 2023 möglich.
Neben den Entwicklungen auf europäischer Ebene hat die Bundesregierung in ihrem Koalitionsvertrag im Jahr 2022 angekündigt, ein elektronisches Meldesystem für die Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen in Deutschland einführen zu wollen. Mit diesem System soll die elektronische Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend und gleichzeitig der Umsatzsteuerbetrug bekämpft werden. In den zurückliegenden Wochen stellten die Verantwortlichen aus den Ministerien klar, dass sich das deutsche Meldesystem nah an der europäischen Lösung ausrichten wird. Dies wurde in einem Diskussionsentwurf zur E-Rechnung durch das Bundesfinanzministerium (BMF), der ausgewählten Verbänden aktuell zur Stellungnahme vorliegt, bestätigt. In dem Diskussionspapier wird die Einführung der E-Rechnung für den B2B-Bereich für den 1. Januar 2025 angestrebt.

Meldesystem-Einführung steht an

Die Einführung eines Meldesystems für die Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen in Verbindung mit einer flächendeckenden elektronischen Rechnung steht in Deutschland und der EU also unmittelbar bevor. Damit wird die E-Rechnung zum Standard in der Rechnungsstellung in den Bereichen B2B und B2G. Dank der bereits eingeführten IT-Infrastruktur sind öffentliche Auftraggeber in einer guten Ausgangsposition, sollten den Ausbau der E-Rechnung aber weiter vorantreiben. Die Einführung einer verpflichtenden E-Rechnung (B2G und B2B) ist dabei der richtige Schritt, um ein elektronisches Meldesystem in Deutschland einführen zu können. Hier haben sich die Formate ZUGFeRD 2.x und XRechnung im B2G-Austausch etabliert und sollten weiter ausgebaut werden. Eine Konkretisierung auf diese beiden Rechnungsformate als künftige Standards im B2B-Kontext würde die flächendeckende Umstellung auf die elektronische Rechnung und eine automatisierte Weiterverarbeitung erleichtern.
Der Verband elektronische Rechnung (VeR) begrüßt deshalb ausdrücklich die am 8. Dezember 2022 von der Europäischen Kommission vorgestellten Gesetzgebungsinitiativen „Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter“ (ViDA) und den Diskussionsentwurf des BMF zur Einführung einer national verpflichtenden E-Rechnung sowie eines Meldesystems. Vorausgesetzt, wir lernen aus den Fehlern, die in anderen Ländern und bei der Einführung der E-Rechnung im B2G-Kontext in Deutschland gemacht wurden. Von Anfang an müssen beispielsweise die Bedürfnisse der Wirtschaft berücksichtigt werden. Um kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bei der Umstellung auf die elektronische Rechnung zu unterstützen, sollte vor allem das hybride Rechnungsformat ZUGFeRD genutzt werden, um die Visualisierung der ansonsten nur in strukturierter, elektronischer Form vorliegenden Rechnungsdaten für die Rechnungsempfänger zu ermöglichen und zu erleichtern.

Leitkongress der E-Invoicing-Branche

Zum Erfahrungs- und Wissensaustausch von öffentlicher Verwaltung und Unternehmen rund um die neuesten Entwicklungen und Trends in der elektronischen Rechnungsstellung, Beschaffung und Zahlung lädt auch in diesem Jahr der E-Rechnungs-Gipfel ein. Vom 12. bis 13. Juni 2023 bietet der Leitkongress der E-Invoicing-Branche im Pullman Berlin Schweizerhof ein spannendes Programm über den elektronischen Rechnungsaustausch in Deutschland und Europa. Dieses Mal klar im Fokus: ViDA und die verpflichtende Einführung der E-Rechnung in Deutschland. Im Rahmen von Vorträgen und Diskussionsrunden können sich Teilnehmende über die aktuellen Erkenntnisse zum Thema E-Rechnung in Deutschland und Europa für Verwaltung und Wirtschaft informieren.