HomeofficeTools für Teams

Junge, agile Unternehmen und einige größere Firmen aus dem IT-Bereich nutzen sie schon lange – in den meisten Behörden sind sie indes weitgehend unbekannt: Collaboration Tools oder Software für die Zusammenarbeit. Gerade in der jetzigen Krisensituation, wo viele Beschäftigte im Homeoffice arbeiten und völlig neue Routinen entwickeln, sind solche Tools nützlich und können die Abläufe erleichtern. Das Internet bietet vielfältige Hilfsmittel für Team-Arbeit, Kommunikation und Produktivität sowie Selbstorganisation. Sie gehen weit über die Funktionalität von Telefon und E-Mail hinaus.
Um ganze Projekte zu organisieren, Aufgabenpakete zu vereinbaren und den Bearbeitungsstand für alle Beteiligten sichtbar zu machen, bietet sich etwa ein Tool wie Trello an. Mit der Organisationssoftware können alle Aufgaben und Zuständigkeiten verwaltet werden, die im Projekt-Management anfallen; es hilft auch bei der Selbstorganisation. Auf Boards und Karten, welche die To-Do-Listen von Microsoft oder die Erinnerungen von Apple ersetzen, sind alle Aufgaben übersichtlich verteilt. Jede Karte enthält eine Aufgabe und kann mit Texten, Anhängen, Deadlines, Tags und Checklisten versehen oder um Kommentare oder Bewertungen ergänzt werden. Fortschrittsstände können als „geplant“, „im Gange“ oder „fertig“ markiert werden, auch Fälligkeitsdaten lassen sich einbinden.
Ganz ähnlich funktioniert Asana, ein professionelles Projekt- und Aufgaben-Management-Tool, das von zwei Facebook-Entwicklern gegründet wurde und aus dem Silicon Valley stammt. Wie bei allen US-amerikanischen Angeboten, die auf Cloud-Diensten basieren, ist eine DSGVO-Konformität fraglich. Bei Slack, einem populären Messaging-Dienst, mit dem Nachrichten ausgetauscht und Chats mit Einzelpersonen und Gruppen möglich sind, legt man zwar großen Wert auf Sicherheit und Datenschutz und hat die Anforderungen an die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) angepasst. Da wirkliche Kollaboration, etwa das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten, jedoch nur mit externen Zusatzdiensten wie Dropbox oder Google Drive möglich ist, übernimmt Slack keine Gewähr für Tracking und Analysen durch dritte Parteien. Im Einsatz ist Slack etwa bei IBM und Uber. Microsoft wollte Slack im Jahr 2016 ganz übernehmen, entschied sich stattdessen aber für eine Konkurrenzplattform: Microsoft Teams.
Mit Teams stellt der US-Konzern eine in Office und den Videodienst Skype integrierte Plattform zur Verfügung, die als Rundum-sorglos-Lösung auftritt. Wie der Name schon sagt, können Teams gebildet, Kommunikationskanäle definiert, Messaging, Voice-over-IP-Telefonie und Videoconferencing betrieben werden. Meetings planen, organisieren und sogar aufzeichnen, ist problemlos möglich – alles in Verbindung mit den Cloud-Diensten von Microsoft und Rechenzentrumsstandorten in den USA.

Datenschutz per Individualvertrag

Für den öffentlichen Dienst in Deutschland ist es eher schwierig, diese Angebote in Erwägung zu ziehen. Ein einheimischer Anbieter im Bereich Online-Projekt-Management positioniert sich da ganz anders: Factro ist made in Germany. Die cloudbasierte Software erlaubt es, Projekte online zu erstellen, Aufgaben zu planen, zu terminieren und die Beteiligten über alle Änderungen auf dem Laufenden zu halten. Integriert sind ein Echtzeit-Benachrichtigungssystem, Dashboard, Projektstrukturbaum, Gantt-Charts und Controlling-Funktionen. Besonderer Wert wird auf Datenschutz und DSGVO-Konformität gelegt. Die Rechenzentren, in denen die Daten lagern und verarbeitet werden, stehen in Frankfurt und Nürnberg, Firmensitz ist Bochum.
Auch Stackfield, ein Start-up aus München, bietet eine Produktivitätslösung an, die Projekt-Management, Kommunikation und Kollaboration unter DSGVO-Gesichtspunkten erlaubt. Mit Stackfield können Arbeitsbereiche in der Cloud angelegt sowie Produkte, Aufgaben, Dokumente, Termine und Notizen verwaltet werden. Auch gesicherte Echtzeitkommunikation im Teamchat ist möglich. Das Ganze ist durchgehend Ende-zu-Ende-verschlüsselt, und somit können weder Dritte noch der Hersteller selbst auf die Kundendaten zugreifen. Standort der ISO-zertifizierten Rechenzentren ist ebenfalls Deutschland.
Insbesondere für öffentliche Stelle dürften die beiden letzten Angebote interessant sein, da sie einen niedrigschwelligen Zugang erlauben bei gleichzeitiger Beachtung der Sicherheits- und Datenschutzstandards. Die Stadt Freiburg im Breisgau hat beispielsweise Stackfield im Einsatz und hierzu einen individuellen Vertrag mit dem Anbieter vereinbart.