WissensmanagementDie Boomer-Generation geht

[27.10.2022] Der Pensions- oder Renteneintritt der so genannten Boomer-Generation wird den Personalmangel in der Verwaltung weiter verschärfen. Ein nie dagewesener Wissensexodus droht. Es gilt nun, dieses Wissen nachhaltig zu sichern, verfügbar zu machen und weiterzuentwickeln.

Der öffentliche Sektor in Deutschland steuert auf einen dramatischen Fachkräftemangel zu: Bis zum Jahr 2030 wird mehr als jeder dritte Beschäftigte in den Ruhestand gehen. Da es den Behörden an Nachwuchs mangelt, klafft eine Personallücke von über 730.000 Beschäftigten. Davon entfallen ungefähr 400.000 auf die mittlere Führungsebene, die für die Umsetzung von Zukunftsinitiativen von besonderer Bedeutung ist. Dies sind zentrale Ergebnisse einer Studie von McKinsey mit dem Titel „Die Besten, bitte – Wie der öffentliche Sektor als Arbeitgeber punkten kann“. Für die Studie wurden 165 Führungskräfte des öffentlichen Dienstes befragt und die aktuellen Personalstatistiken aus Bund und Ländern ausgewertet.
Der Personalschwund ist auch deshalb so stark, weil die so genannte Boomer-Generation in den Ruhestand geht. Über Jahre haben diese Mitarbeitenden viel Wissen gesammelt. Oft ist dieses aber nur in deren Kopf, persönlichen Unterlagen oder auf lokalen Laufwerken gespeichert. Geht die betreffende Person in den Ruhestand, geht das Wissen für die Verwaltung verloren. Mit dem Ausscheiden der geburtenstarken Jahrgänge droht nun ein nie dagewesener Wissensexodus. Deshalb müssen Behörden dringender denn je ihren Umgang mit Wissen neu denken und diese wertvolle Ressource nachhaltig sichern. Wissensmanagement ist das Gebot der Stunde, also Wissen erwerben, entwickeln, strukturieren, transferieren, abspeichern und verfügbar machen.

Alle Mitarbeitenden profitieren

Davon profitieren sämtliche Behördenmitarbeitende. Zum einen sind das die Jobeinsteigerinnen und -einsteiger. Für sie ist es wichtig, dass sie alle für ihren persönlichen Wissensaufbau und die spätere Anwendung notwendigen Informationen von Anfang an vollständig, strukturiert und jederzeit griffbereit haben. Auf diese Weise erhalten sie schnell einen Überblick und verstehen Zusammenhänge, ohne sich erst die benötigten Informationen zusammensuchen zu müssen. Stattdessen können sie sich ganz auf die inhaltliche Einarbeitung konzen­trieren. Zum anderen profitieren die erfahrenen Mitarbeitenden – etwa beim Onboarding. Denn neue Kolleginnen und Kollegen einzuarbeiten, ist aufwendig. Mit zentral bereitgestellten, gesicherten, vollständigen, gut strukturierten und leicht verständlich aufbereiteten Inhalten ist hingegen eine in weiten Teilen selbstständige Einarbeitung möglich.
Führungskräfte müssen ihren Mitarbeitenden die Ressourcen zur Verfügung stellen, die sie bestmöglich dazu befähigen, ihre Arbeit zu tun – und dazu gehört auch das Wissen. Systematisch muss es erfasst und zur Verfügung gestellt werden, damit alle Mitarbeitenden immer und von überall darauf zugreifen können.
Dank Digitalisierung ist das ganz einfach: keine Lose-Blatt-Sammlungen und gedruckten Bücher mehr, stattdessen digitale Lösungen wie Intranet, E-Akte oder Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Damit wird auch das dezentrale und flexible Arbeiten möglich, weil alle für den Wissensaufbau und -austausch wichtigen Informationen jederzeit und überall abrufbar sind. Voraussetzung dafür ist nicht allein das digitale Vorliegen der Inhalte, sondern auch ein System, das den Zugriff von überall erlaubt, also entweder ein Remote Server oder eine Cloud. Die Herausforderungen dabei: eine zentrale Pflege der Inhalte.

Für das Wissensmanagement sensibilisieren

Die Verantwortung dafür, digitales Know-how aufzubauen und fachbereichsübergreifende (Digitalisierungs-)Initiativen zu fördern, tragen ebenfalls die Führungskräfte. Entsprechend ist es ihre Aufgabe, die Mitarbeitenden als wesentliche Träger von Fachwissen für das Wissensmanagement zu sensibilisieren. Um den Stellenwert des Wissensmanagements deutlich zu machen und seine Umsetzung im Arbeitsalltag zu verankern, kann das Thema in die Zielvereinbarungen aufgenommen oder als Zielsetzung der Behörde explizit definiert werden. Neben dem Etablieren von Prozessen und Instrumenten zum Wissensmanagement sollten sich die am Wissensmanagement-Prozess beteiligten Teams selbst organisieren können. Fortschritt sollte gemeinsam beurteilt werden, um die nächsten Schritte zu definieren.
Eine praktische Methode, um Wissen zu erfassen, sind Workshops. Digital können Kollaborationsanwendungen oder Projekt-Boards beim Wissensmanagement unterstützen. Im Nachgang muss das erfasste Wissen außerdem aufbereitet werden. Gemäß dem Living-Documents-Ansatz sollten die Dokumente laufend ergänzt werden. Aus diesem Grund sollte die Hemmschwelle für Mitarbeitende niedrig gehalten werden, ihr Wissen einzubringen. Beispielsweise können gemeinsam entwickelte Tem­plates als praktische Methode zur Wissenserfassung dienen. Ein einfaches digitales Instrument kann bereits ein Word-Dokument sein, das auf einem gemeinsamen Laufwerk im Änderungsmodus mit einer Kommentarfunktion laufend ergänzt wird. In regelmäßigen Terminen kann eine Zwischenversion erstellt werden, die das behandelte Wissensobjekt abschließend darstellt oder die Grundlage für weitere Ergänzungen bildet.

Anforderungen an eine digitale Lösung

Entscheidet sich eine Behörde für eine professionelle digitale (Rechts-)Wissensmanagement-Anwendung, sollte diese gewisse Anforderungen erfüllen. Dazu zählt eine Versionskontrolle für die Behörde und den Dienstleister. Ein flexibles Rollen- und Rechte-Management kann klären, wer Informationen hinzufügen, bearbeiten oder veröffentlichen darf. Die das Projekt initiierenden Führungskräfte sollten zudem klare Vorstellungen davon haben, über welche Kompetenzen die am Wissensmanagement beteiligten Mitarbeitenden verfügen sollen. Außerdem ist es an den Führungskräften, Wissen in den relevanten Systemen und Prozessen verfügbar zu machen sowie Schnittstellen zu Fachverfahren und E-Akten zu schaffen.
Die Wissensmanagement-Anwendung sollte des Weiteren Verweismöglichkeiten unterstützen, sodass relevante Inhalte an anderen digitalen Orten eingebunden werden können. Automatisierte Benachrichtigungen an die Nutzenden bei Änderungen und Updates sind ein zusätzlicher Pluspunkt. Organisationsstrukturen im System müssen für die jeweilige Behörde einstellbar und bei Bedarf einfach anzupassen sein.

Franz Schlickum ist Senior Product Manager eGovPraxis bei Wolters Kluwer Deutschland.




Weitere Meldungen und Beiträge aus dem Bereich: Personalwesen

Saarland: Modernisierung der Beihilfe

[17.05.2024] Die Beihilfebearbeitung des Saarlandes wird seit einigen Wochen von der Postbeamtenkrankenkasse erledigt. Gleichzeitig wurde die Bearbeitung digitaler. Die bereitgestellte App wird von den Kundinnen und Kunden gut angenommen: Rund 70 Prozent der Anträge gingen auf diesem Weg ein. mehr...

Illustration: vereinfacht gezeichnete Darstellung eines Computermonitors, der die ZAB-Website zeigt, vor grünem Hintergrund.

ZAB: Ausländische Hochschulabschlüsse bewerten

[06.05.2024] Ausländische Fachkräfte können die Bewertung ihrer Hochschulabschlüsse inklusive aller Nachweise ab sofort digital und vollständig medienbruchfrei bei der ZAB beantragen: Die Antragstellung, die Bearbeitung und die Ausstellung finden über eine Ende-zu-Ende digitalisierte Plattform statt. mehr...

Bayern: FinanzIT bündelt Kompetenzen

[01.03.2024] Die IT-Kompetenzen des bayerischen Landesamts für Finanzen werden ab sofort in der neuen Organisation FinanzIT BAYERN gebündelt. Diese steigt damit zum größten staatlichen IT-Arbeitgeber in der Oberpfalz auf. mehr...

Berlin: Moderner Landespersonalservice

[29.01.2024] Die demografische Entwicklung stellt die Berliner Verwaltung vor akute Probleme. Schon jetzt sind 7.000 Stellen unbesetzt. Nun will das Land das Landesverwaltungsamt zu einer modernen Full-Service-Personalagentur umbauen. Erste Schritte sind gemacht. mehr...

Mobiles Arbeiten: Ortsflexibel in Bremen

[14.12.2023] Moderne Arbeitsmodelle bieten Chancen und neue Herausforderungen. Die bremische Verwaltung hat eine eigene Dienstvereinbarung für das ortsflexible Arbeiten. Entsprechende Räumlichkeiten finden sich im Tabakquartier. mehr...

Rheinland-Pfalz: Digitalisierungsminister Alexander Schweitzer hat das erste Innovationslabor der Landesverwaltung eröffnet.

Rheinland-Pfalz: Raum für neue Ideen in der Verwaltung

[12.09.2023] Raus aus den Denksilos – hin zu einer agilen Arbeitsweise in der öffentlichen Verwaltung: Diesen Zielen will das Land Rheinland-Pfalz mit einem TransformationLAB näherkommen, das im Digitalisierungsministerium eingerichtet wurde. mehr...

Mecklenburg-Vorpommern: Kooperation für E-Government-Studium

[05.09.2023] Dem Land Mecklenburg-Vorpommern stehen jährlich zwei Studienplätze im neu entwickelten Studiengang E-Government am Department Public Management der Fakultät Wirtschaft und Soziales der HAW Hamburg offen. Eine entsprechende Vereinbarung wurde jetzt unterzeichnet. mehr...

Bayern: Mitarbeiter digital fortbilden

[27.07.2023] In Bayern ist jetzt eine neue Lernplattform an den Start gegangen. Behördenmitarbeiter finden darauf kostenlose E-Learning-Kurse unter anderem zum Thema Verwaltungsdigitalisierung. Die Plattform richtet sich auch an Kommunen. mehr...

Bremen bahnt Verwaltungsbeschäftigten den Weg zum ortsflexiblen Arbeiten.

Bremen: Ortsflexibles Arbeiten verankert

[18.07.2023] In Bremen wurde eine neue Dienstvereinbarung für ortsflexibles Arbeiten unterzeichnet. Diese ermöglicht der Verwaltung das Arbeiten im Homeoffice und regelt dessen Ausstattung, bahnt aber auch den Weg zum Desksharing, bei dem Beschäftigte keine fixen Büroarbeitsplätze mehr haben. mehr...

Polizei Hessen nutzt Augmented Reality für die Nachwuchsgewinnung.

Polizei Hessen: Augmented Reality für Nachwuchsgewinnung

[17.07.2023] Um insbesondere jüngere Menschen für den Polizeiberuf zu begeistern, greift die hessische Polizei auf Augmented Reality zurück. Auf Plakaten, die für eine Karriere bei der Polizei werben, sind dazu übergroße Fingerabdrücke angebracht, die mit dem Smartphone gescannt werden können und so Zugang zu einer interaktiven Ermittlungswelt bieten. mehr...

Teilnehmer der ersten Digital Journey.

Digitalakademie Bund: Erste Digital Journey abgeschlossen

[10.07.2023] Die erste #digitaljourney haben 15 oberste Führungskräfte der Verwaltung mit Schirmherr und Bundes-CIO Markus Richter abgeschlossen. Eine neue Runde startet im September. mehr...

Schleswig-Holstein: Pilotprojekt zu modernen Arbeitswelten

[14.06.2023] Die Pandemie mit ihren langen Homeoffice-Phasen hat der Verwaltung den Weg zu neuen, flexiblen Arbeitsformen gewiesen. Nun startet in Schleswig-Holstein ein Pilotprojekt, das zeitgemäßes Arbeiten mit effizienter und nachhaltiger Flächennutzung verbinden will. mehr...

Personalgespräch: Wolters Kluwer erweitert die eGovPraxis-Produktreihe um eine digitale Stellenbewertung.

Wolters Kluwer: Rechtssichere Stellenbewertung

[01.06.2023] Wolters Kluwer erweitert die Produktfamilie eGovPraxis um eine digitale Stellenbewertung. Dazu wurde das Rechtsinformationsmodul Kasaia des Anbieters Picture integriert. mehr...

Mit einer neuen Karriere-Website will sich die Stadt Hamburg als vielseitige Arbeitgeberin präsentieren und Fachkräfte gewinnen.

Hamburg: Neue Karriere-Website ist online

[25.05.2023] Mit einer neu gelaunchten Karriere-Website will sich die Stadt Hamburg als attraktive Arbeitgeberin präsentieren und Fachkräfte unterschiedlichster Berufe gewinnen. Eine Marketingkampagne begleitet den Launch des Portals. mehr...

Der Bremer Senat hat die Eckpunkte einer Dienstvereinbarung für mobiles Arbeiten beschlossen.

Bremen: New Work für die Verwaltung

[03.03.2023] Bremen will Verwaltungsmitarbeitenden den Weg zum ortsflexiblen Arbeiten bahnen. Der Senat hat nun die Eckpunkte zu einer entsprechenden Dienstvereinbarung beschlossen, die noch in diesem Jahr verfasst werden soll. mehr...