Hochschule SchmalkaldenErstes KI-Projekt gestartet

Wie jedes Wirtschaftsunternehmen sehen sich auch Hochschulen heute zunehmenden Compliance-Anforderungen ausgesetzt. Zahlreiche Prüfungen in den unterschiedlichsten Rechtsbereichen müssen durchgeführt werden. Beispiel Prüfung des § 2b im Bereich der Umsatzsteuer: Diesen Paragraphen gibt es nun schon eine ganze Weile, genau seit 2016. Demnach sind juristische Personen des öffentlichen Rechts (jPöR) zukünftig nicht mehr grundsätzlich privilegiert und wie bisher nur im Bereich der Betriebe gewerblicher Art (BgA) mit der Umsatzsteuer konfrontiert. 

Zukünftig werden sich auch bisher nicht betroffene Bereiche, wie etwa die bisher häufig unter die Beistandsleistungen fallenden Kooperationen von jPöR, verstärkt mit der Frage auseinandersetzen müssen, ob und in welchem Umfang gegebenenfalls eine umsatzsteuerlich relevante Leistung erbracht wird. Allerdings gibt es eine Übergangsfrist, die eine Anwendung der neuen Regelungen erst ab dem 1. Januar 2025 ermöglicht. Diese wird auch von der Hochschule Schmalkalden genutzt. Insofern ist derzeit vieles in Vorbereitung auf die dann geänderte Rechtslage und deren Auswirkungen.

Die umsatzsteuerliche Einordnung der einzelnen Leistungen und Tätigkeiten ist seither für die Hochschulen mit erheblichem Aufwand verbunden, sowohl bei der erstmaligen Beurteilung der bestehenden Leistungsbeziehungen als auch langfristig bei jeder neu entstehenden oder sich im Zeitablauf ändernden Leistungsbeziehung.

In Schmalkalden hat sich in den vergangenen Jahren eine Wirtschaftsjuristin mit Schwerpunkt Steuerrecht damit beschäftigt. Mit dem Prüfschema für § 2b-Tatbestände in einer Excel-Tabelle auf der einen Seite und dem jeweiligen Vertrag auf der anderen Seite ging sie den Vertrag Absatz für Absatz durch, verglich ihn mit dem Prüfschema und machte sich entsprechende Notizen in der Excel-Tabelle. 

Aufwendige Umsatzsteuer-§2b-Prüfung 

Immer mehr Stunden wurden dafür aufgewendet, weil die Menge und Komplexität der zu prüfenden Sachverhalte aus den unterschiedlichsten Blickwinkeln nicht zuletzt durch Neuerungen wie die § 2b-Prüfung ständig zunimmt – Zeit, die für anspruchsvollere Compliance-Tätigkeiten fehlt. Und das Vertragswesen im Hochschulbereich ist komplex. Jährlich werden mehrere hundert neue Verträge abgeschlossen, die sich im Detail voneinander unterscheiden. Der Fachkräftemangel, der auch in Thüringen grassiert, macht es nicht leicht, zusätzliches Personal für die Prüfung zu finden.

„Diese Lücke lässt sich mit Künstlicher Intelligenz (KI) gut schließen“, sagt Wolfgang Ramsteck, Kanzler der Hochschule Schmalkalden. „Wir entlasten unsere Kolleginnen und Kollegen, indem wir weniger komplexe Sachverhalte wie eben § 2b Umsatzsteuergesetz mit KI prüfen.“ Mit der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft BDO wurde ein Projekt aufgesetzt, das von den Technologiepartnern Cloudflight Germany und alphaQuest unterstützt wird. Für BDO entschied sich die Universität auch wegen deren ausgewiesener Expertise im Bereich Steuern und Beihilfen im Hochschulbereich. Die BDO wiederum griff auf das KI-Know-how ihrer Partner zurück.

Tax Compliance – maschinell überprüft 

Zum Einsatz kommt die Lösung CalcuVATor. Der Name, der sich aus dem englischen calculator und value added tax (VAT) zusammensetzt, steht für die Fähigkeit, Rechnungen auf die Einhaltung der Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes zu prüfen, Verträge mittels KI zu analysieren und am Ende die Vorsteuer zu verrechnen. Für eine relativ kleine Hochschule wie Schmalkalden ist der Vorsteuerabzug allerdings eher eine Nachnutzungsoption, wie Wolfgang Ramsteck erklärt. Den Kanzler interessiert vielmehr die Möglichkeit, ellenlange Verträge maschinell nach umsatzsteuerrelevanten Vorgängen durchsuchen zu lassen, damit compliant zu werden und gleichzeitig sein Team von aufwendiger Handarbeit zu entlasten.  

In der CalcuVATor-Anwendung wird das entsprechende Prüfschema auf Basis des Open Source Large Language Models Llama 70B interpretiert. Anhand einer Auswahl von Verträgen wurde die Inferenz des KI-Modells dahingehend optimiert, dass die Prüffragen des Prüfschemas anhand der jeweils relevanten Textstellen aus den Verträgen beantwortet werden. Ergebnis: Die Wirtschaftsjuristin stellt zukünftig das jeweilige Prüfschema sowie den Vertrag zur Verfügung, erhält die relevanten Textstellen der Prüffragen mit einer Einstufung (umsatzsteuerrelevant oder nicht) und kann ihr Häkchen setzen – ohne den Vertrag komplett lesen zu müssen.

Beihilfe- und Außenwirtschaftsrecht als weitere Einsatzgebiete

„Das Thema Compliance zieht sich durch viele Bereiche über das Vertragswesen hinaus. Wir sehen daher noch viele weitere Einsatzmöglichkeiten für Künstliche Intelligenz“, sagt Wolfgang Ramsteck. Zum Beispiel im Beihilferecht, wo – ähnlich wie bei Verträgen – mit Checklisten geprüft wird, ob bestimmte Forschungsvorhaben wirtschaftlich sind oder nicht, um den Anforderungen des Beihilferechts zu genügen. Nichtwirtschaftlichkeit ist der Regelfall, aber um das festzustellen, muss wieder der gesamte Sachverhalt geprüft werden.

KI kann auch im Außenwirtschafts- und Exportkontrollrecht helfen – im Hochschulbereich aufgrund der allgemeinen Weltlage derzeit sehr virulent. Unterliegen bestimmte Technologien der Exportkontrolle? Sind Partner aus Staaten betroffen, bei denen besondere Sensibilität geboten ist?

Komplette Prozesse im Drittmittelbereich durch KI unterstützen lassen 

Der Einsatz von KI lässt sich entlang des gesamten Prozesses eines Forschungsprojekts veranschaulichen. Eine kleine Hochschule wie Schmalkalden kann damit ihre Compliance-Anforderungen besser erfüllen. Drittmittelfinanzierte Forschungsprojekte machen Compliance notwendig. Das Projektgeschäft entwickelt sich dynamisch. Hier kann KI helfen, Spitzen auszugleichen. Der Kanzler kann sich auch gut vorstellen, eine niedrigschwellige Zugriffsmöglichkeit auf KI-Anwendungen für die einzelnen Forscherinnen und Forscher einzurichten. „Diese haben vielleicht schon eine erste Idee, eine erste Ausschreibung und wollen vorab wissen, was bürokratisch auf sie zukommt. Die damit verbundenen administrativen Aufgaben durch Künstliche Intelligenz zu unterstützen, wäre ein immenser Effizienzgewinn für die Universitäten“, betont er.