AnalyseWie kann KI in Fachverfahren effektiv unterstützen?

Die Bundesdruckerei und die Technologieberatung Possible haben jetzt eine systemische Analyse für die Integration Künstlicher Intelligenz (KI) in digitale Verwaltungsprozesse veröffentlicht. Wie die Bundesdruckerei berichtet, stellt die Publikation ein Mapping vor, wie sich öffentliche Verwaltungen kurzfristig umsetzbaren KI-Einsatzmöglichkeiten strukturiert annähern können. Der Report „Fachverfahren Decoded – Daten- und KI-Anwendungen für effiziente öffentliche Verwaltungen“ richte sich an Digitalisierungsverantwortliche in Ministerien und Landesverwaltungen, an kommunale IT-Dienstleister, Fachverfahrensverantwortliche und IT-Architekten im öffentlichen Sektor sowie an Beratungen und Tech-Anbieter mit Fokus auf den Public Sector.

In die Analyse flossen laut den Studienherausgebern leitfadengestützte Interviews mit Expertinnen und Experten aus fünf Bundesministerien sowie eine umfassende Desktop-Recherche ein. Dabei zeigte sich, dass der Technologieeinsatz in der heterogenen Fachverfahrenslandschaft enorm erschwert wird. Die Fachverfahren existieren überwiegend isoliert und kommunizieren kaum miteinander.

16 fachlich gebundene, interaktionale Verwaltungsverfahren

Der Report soll Orientierung für diejenigen Automatisierungstechnologien geben, deren Anwendbarkeit über den Einsatz in einzelnen isolierten Verwaltungsverfahren hinausgeht. Untersucht wurden 16 bundesweite, fachlich gebundene und interaktionale Verwaltungsverfahren: jeweils vier Verfahren in den Themen Entscheidungs- und Genehmigungsverfahren, Eingabe- und Kontrollverfahren, Finanztransaktionsverfahren sowie Melde- und Auditierungsverfahren. Ausgangspunkt für die Entwicklung des Mappings von KI-Technologien mit konkreten Ansatzpunkten in Fachverfahren ist die Identifikation von verfahrensübergreifenden wiederkehrenden Komponenten, erklären die Herausgeber. Das Mapping soll so konkrete und schnell zu realisierende Potenziale aufzeigen. Die Komponenten seien klar abgrenzbare, funktionale Bausteine und erfüllen eine spezifische Aufgabe oder einen typischen Arbeitsschritt im Prozess. Sie kommen in ähnlicher Form über verschiedenste Verfahren hinweg zum Einsatz: etwa eine formelle Vorprüfung, deren Logik sich zwischen BAföG-Anträgen, Anträgen auf Arbeitslosengeld oder Fördermitteln nicht grundlegend unterscheidet.

Drei zentrale Automatisierungstechnologien

Innerhalb des Mappings werden fünf typische Komponenten untersucht: Antragstellung, Vorprüfung, fachliche Vorprüfung und Bewertung, finanzielle Abwicklung sowie Auswertung oder Berichterstattung. Den fünf Komponenten werden drei zentrale Automatisierungstechnologien gegenübergestellt: Robotic Process Automation, Large Language Models und Machine-Learning-gestützte Prognosemodellierung. Diese Technologien unterscheiden sich in ihren algorithmischen Grundlagen, dem Datenbedarf und dem Grad an menschlicher Beteiligung. Sie eignen sich daher für unterschiedliche Aufgaben in der Verwaltung, heißt es vonseiten der Bundesdruckerei.

Für den Abgleich zwischen der behördlichen Komponente mit den Potenzialen der jeweiligen Technologie werden im Report Leitfragen beantwortet: Ergibt der Einsatz fachlich Sinn? Ist diese Technologie also geeignet, den jeweiligen Arbeitsschritt sinnvoll zu verbessern? Ist der Einsatz technisch möglich? Entspricht die verfügbare Datenlage den Anforderungen der Technologie? Für die Qualifizierung als Match muss das Ziel der jeweiligen Komponente mit dem Ergebnis der KI-Technologie übereinstimmen und die verfügbaren Daten für die Anwendung zur Verfügung stehen, erklärt die Bundesdruckerei des Weiteren. Große Sprachmodelle eignen sich beispielsweise für den Einsatz in der Komponente Antragstellung für die interaktive Bürger-, Unternehmens- und Organisationskommunikation, die semantische Vorstrukturierung unstrukturierter Textdaten oder die textbasierte Unterstützung für Sachbearbeitende. Ein erfolgreiches Beispiel sei hier das KI-Kompetenz-Center (KI-KC), in dem das Bundesministerium der Finanzen, das Bundesministerium für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen, das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie und die Bundesdruckerei gemeinsam den nutzerzentrierten Einsatz von großen Sprachmodellen getestet haben. Es seien verwaltungsspezifische Anwendungsfälle und Anforderungen beispielsweise in der Wissens- und Dokumentenarbeit erprobt worden.

Die Modularität von Verwaltungsverfahen verstehen

„Eine der größten Hürden für einen breiten Einsatz von KI in der Verwaltung stellt die isolierte Perspektive auf die Digitalisierung einzelner Fachverfahren dar“, fasst Olof Leps, Experte für Verwaltungsdigitalisierung bei der Bundesdruckerei und Mitautor die Ergebnisse der Analyse zusammen. „Unser Report zeigt, dass es ein Verständnis für die Modularität von Verwaltungsverfahren braucht. Nur so können Potenziale für nachhaltige und übertragbare Lösungen identifiziert werden. Die komponentenbasierte Perspektive und das entwickelte Mapping können die Grundlage für eine strategische Skalierung von KI in der Verwaltung legen.“