Normenkontrollrat Baden-WürttembergVoraussetzungen für Once Only schaffen

Die Umsetzung des Once-Only-Prinzips ist ein wichtiges Element bei der Konzeption digitaler Verwaltungsleistungen: Bürger sollten ihre Daten und Dokumente den Verwaltungen künftig nur noch einmal übermitteln müssen. Die bisher erforderlichen Nachweisdokumente sollen schrittweise durch Registerabfragen und zwischenbehördliche Datenaustausche ersetzt werden, sofern die Nutzer dazu ihre explizite Zustimmung gegeben haben. Somit ist Once Only ein wichtiger Schritt in Richtung nutzerfreundliche digitale Verwaltung. Verfahren können so wesentlich beschleunigt und vereinfacht werden. Standarddokumente wie Geburtsurkunden, Meldescheine, Führerschein oder Führungszeugnis müssen dann nicht immer wieder erneut vorgelegt werden. Der Normenkontrollrat Baden-Württemberg (NKR BW) hat einen Empfehlungsbericht zu Once Only erstellt und diesen nun der Landesregierung überreicht.
Der NKR BW benennt vier Hauptaufgaben bei der Realisierung von Once-Only-Lösungen: Die derzeitigen Prozesse einer Verwaltungsleistung – wie etwa die Gewerbeanmeldung – müssten eingehend analysiert und neu gestaltet werden, indem man sie vereinfacht und vollständig vom Antrag bis zur Genehmigung (End-to-End) digitalisiert. Zudem müssten die rechtlichen Voraussetzungen geschaffen werden, um Einwilligungen der Nutzer datenschutzrechtlich zu ermöglichen und Hürden für die Digitalisierung wie beispielsweise Schriftformerfordernisse zu beseitigen. Daneben müsse die Steuer-Identifikationsnummer in die Verwaltungsregister eingetragen werden, damit die Daten zweifelsfrei zugeordnet werden können. Nicht zuletzt gelte es, die technischen Voraussetzungen zu schaffen, damit die Register miteinander sprechen können.

Muster für die Umsetzung von Once Only

Der Normenkontrollrat Baden-Württemberg empfiehlt, dass die derzeit aktiven Digitalisierungslabore des Landes direkt nach der Digitalisierung der Antragswege nach dem Onlinezugangsgesetz (OZG) mit der Umsetzung von Once-Only-Lösungen beauftragt werden. Er schlägt vor, einen Masterplan für die Umsetzung solcher Lösungen zu erstellen und festzulegen, mit welchen Verwaltungsleistungen begonnen werden soll: Sie sollten einen besonders großen Nutzen für die mittelständische Wirtschaft und die Bürgerschaft mit sich bringen.
Anhand der Eintragung in die Handwerksrolle sowie der Anmeldung des Wohnsitzes beleuchtet der NKR BW in seinem Empfehlungsbericht die Umsetzung von Once-Only-Lösungen beispielhaft und empfiehlt seinen Ansatz als Muster zu nutzen. So lautet eine zentrale Empfehlung zur Eintragung in die Handwerksrolle „Ein Formular, zwei Anträge“ – das heißt, ein Antrag, mit dem ein Betrieb sowohl in das kommunale Gewerberegister als auch in die Handwerksrolle eingetragen werden kann. Mithilfe von Once Only könnte die Handwerkskammer, sofern der betreffende Handwerker einwilligt, automatisiert auf die Daten des Meisterbriefs zugreifen. Eine erneute Vorlage des Dokuments könne damit entfallen.
Der NKR BW empfiehlt ferner, anhand einer Wirtschaftlichkeitsuntersuchung zu prüfen, ob die bundesweit insgesamt 53 Register mit Handwerksrollendaten zu einem gemeinsamen Bundes- oder Landesregister zusammengeführt werden sollten. Für die Digitalisierung der Wohnsitzanmeldung hat der Bund bereits die rechtlichen Voraussetzungen geschaffen. Aus der Sicht des Normenkontrollrats Baden-Württemberg kann die Wohnsitzanmeldung mit Once Only jedoch noch stärker vereinfacht werden. So wird vorgeschlagen, dass die meldepflichtige Person bei der Meldebehörde des neuen Wohnorts ihre Steuer-ID angeben und einen vorausgefüllten Meldeschein erhalten kann, ohne sich selbst mit der Meldebehörde des bisherigen Wohnorts in Verbindung setzen zu müssen. Zudem empfiehlt der Rat, dass die Meldescheine in Baden-Württemberg vereinheitlicht und mehrsprachig angeboten werden.